Directiesecretaresse vng realisatie

Opdrachtomschrijving
De directiesecretaresse van de directeur VNG Realisatie vervult een sleutelrol in de hoogwaardige ondersteuning van de directeur binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. De opdracht richt zich op het optimaal ontzorgen van de directeur door het regisseren van een zeer complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving.

Verder is de directiesecretaresse verantwoordelijk voor het integraal en proactief beheren van de agenda van de directeur VNG Realisatie, waarbij sprake is van veelvuldig schakelen met bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij wordt voortdurend gestuurd op prioritering, urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang.

Daarnaast organiseert de directiesecretaresse MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke sessies, en draagt zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en bewaking van besluitvorming en opvolging. Zij fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige schakel voor inkomende informatie, waarbij actief wordt gescreend, geprioriteerd en doorgeleid binnen de juiste gremia.

De directiesecretaresse ondersteunt de directeur tevens bij de voorbereiding van bestuurlijke stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie. Daarnaast bewaakt zij de voortgang van dossiers en besluiten en zorgt zij voor tijdige signalering, rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
• Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;
• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
• Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
• Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
• Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
• Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
• Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
• Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.

Resultaat van de opdracht
De directiesecretaresse zorgt voor een professioneel, strak en bestuurlijk geborgd ondersteuningsen besluitvormingsproces rondom de directeur VNG Realisatie. De directeur wordt volledig ontzorgd in agenda, informatievoorziening, besluitvoorbereiding en opvolging, waardoor maximale focus mogelijk is op strategische en inhoudelijke aansturing. Het resultaat is een effectief en voorspelbaar ingericht proces van agendering, besluitvorming en opvolging binnen een complexe bestuurlijke context. Inkomende informatie wordt tijdig en zorgvuldig gescreend en vertaald naar de juiste actie en gremia. Besluiten en afspraken worden structureel bewaakt en opgevolgd, met continue aandacht voor bestuurlijke sensitiviteit, prioritering en kwaliteit van informatievoorziening.

Eisen voor de opdracht Directiesecretaresse vng realisatie

• Afgeronde HBO-opleiding in de richting van bestuurskunde, management of vergelijkbaar.
• Minimaal 7 jaar ervaring als directiesecretaresse binnen een gemeente, ministerie of internationale publieke organisatie, opgedaan in de afgelopen 15 jaar.
• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• 2.4.Door de inschrijver is één CV van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Heeft u dit document toegevoegd bij de vraag?. De verdere vereisten vindt u in de profieltekst voor eventuele toelichting op de eisen waaraan de documenten aan moeten voldoen.
• Bevestigt u dat uw organisatie zich slechts één keer inschrijft op deze nadere offerteaanvraag, en dat deze inschrijving uitsluitend namens één organisatie binnen een moeder-/holdingstructuur plaatsvindt? Let op: indien er namens meerdere organisaties die onder dezelfde moeder-/holdingmaatschappij vallen wordt ingeschreven (bijvoorbeeld via meerdere BV’s of accounts), wordt zowel de moeder-/holdingmaatschappij als alle betrokken organisaties uitgesloten van verdere deelname aan deze offerteprocedure.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en coördineren van complexe agenda’s, het organiseren van overleggen (zoals MT-vergaderingen) en het bewaken van besluitvorming, actielijsten en opvolging.
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van notities, annotaties, correspondentie en verslaglegging in een bestuurlijke of directieomgeving, blijkend uit het CV.

Wensen voor de opdracht Directiesecretaresse vng realisatie

• Schrijft u in met een DUBV?
• Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse binnen een complexe netwerkorganisatie waarin afstemming en samenwerking is met meerdere stakeholders/samenwerkingspartners. Aantoonbaar in cv.
  • 0 samenwerkingspartners/stakeholders
  • Ervaring met 1 samenwerkingspartner/stakeholder
  • Ervaring met 2 tot 4 samenwerkingspartners/stakeholders
  • Ervaring met 5 of meer samenwerkingspartners/stakeholders
• Geef aan in hoeverre de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvorming en het voeren van (proactieve) regie op werkzaamheden en besluitvormingsprocessen binnen een bestuurlijke context. Blijkend uit referentieprojecten. Aantoonbaar in cv.
  • 0 referenties
  • 1 referentie
  • 2 referenties
  • 3 referenties of meer
• Kunt u aangeven waar uw antwoord op vraag 3.5 terug te vinden is in het CV?
• Geef aan in hoeverre de kandidaat aantoonbare werkervaring heeft binnen gemeentelijke of vergelijkbare publieke organisaties. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring
  • Ervaring binnen een publieke organisatie (niet-gemeentelijk)
  • Ervaring binnen gemeenten of vergelijkbare samenwerkingsverbanden (bijv. intergemeentelijke samenwerkingen, uitvoeringsorganisaties of organisaties zoals VNG Realisatie)
• Geef aan in hoeverre de kandidaat aantoonbare werkervaring heeft met organisatorische en procesmatige werkzaamheden, zoals het plannen, structureren, coördineren en verbeteren van werkprocessen. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring met organisatorische en procesmatige werkzaamheden
  • Aantoonbare ervaring met organisatorische en procesmatige werkzaamheden (zoals plannen, coördineren, structureren en bewaken van werkzaamheden en processen)
  • Aantoonbare ervaring met organisatorische en procesmatige werkzaamheden, ondersteund door toepassing van een methodiek of certificering (bijv. Lean Six Sigma of vergelijkbaar)

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Directiesecretaresse vng realisatie

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij VNG

Past jouw profiel bij de eisen van VNG? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan VNG
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van VNG, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons