Opdrachtomschrijving
In de functie van Directiesecretaris P&O adviseer je de directeur en de afdelingsmanagers van P&O over strategische, organisatorische en beleidsmatige vraagstukken. Je brengt inhoud, processen en mensen samen en zoekt actief de samenwerking binnen en buiten P&O. Je werkt nauw samen met de directeur, signaleert kansen en neemt initiatief om deze samen met collega’s verder uit te werken.
Je bereidt overleggen voor, onderhoudt interne contacten en bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam. Door je brede betrokkenheid binnen P&O leg je verbanden tussen verschillende onderwerpen en bewaak je gemaakte afspraken. Ook heb je een rol in de interne communicatie en zorg je dat collega’s goed geïnformeerd zijn.
Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van P&O. Je vertaalt signalen en behoeften uit de organisatie naar voorstellen en concrete acties. Daarbij houd je overzicht over organisatieontwikkelingen, help je processen te stroomlijnen en ondersteun je collega’s waar nodig. Je verbindt collega’s met elkaar en stimuleert samenwerking.
Daarnaast organiseer en coördineer je bijeenkomsten, zoals één P&O overleggen, heidagen of werkbezoeken, en zorg je voor rapportages en goed ingerichte werkprocessen.
Als vaste sparringpartner van de directeur ondersteun je bij belangrijke overleggen en besluitvorming. Je zorgt voor een zorgvuldig ambtelijk besluitvormingsproces door overleggen goed te organiseren, voor te bereiden en vast te leggen. Je bewaakt de kwaliteit van stukken, houdt zicht op de strategische planning en volgt besluiten en acties op. Ook onderhoud je contact met andere directiesecretarissen en adviseurs binnen het cluster Bedrijfsvoering.
Werkzaamheden
- Je zorgt voor een goed georganiseerd ambtelijk besluitvormingsproces. Je bereidt overleggen voor, stelt agenda’s op en zorgt voor verslaglegging.
- Je bewaakt de samenhang, kwaliteit en volledigheid van voorstellen. Je houdt de termijnagenda bij en zorgt dat acties worden opgevolgd.
- Je adviseert collega’s over de kwaliteit van stukken voor verschillende ambtelijke overleggen en denkt waar nodig strategisch mee.
- Je bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam en denkt mee over organisatieontwikkeling en prioriteiten.
- Je werkt aan thema’s zoals governance, samenwerking, cultuur en veranderopgaven en zorgt voor samenhang tussen verschillende dossiers.
- Je draagt bij aan duidelijke interne communicatie binnen P&O en richting de rest van de organisatie.
- Je bouwt en onderhoudt samen met de directeur en andere directieleden een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie, bijvoorbeeld met andere directies binnen Bedrijfsvoering en met collega’s uit andere grote gemeenten.
- Je pakt projecten op die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
- Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s binnen de organisatie.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
Opdrachtgever
De directie P&O maakt onderdeel uit van het cluster Bedrijfsvoering en bestaat uit ruim 650 medewerkers, verdeeld over zes afdelingen. Maatschappelijke ontwikkelingen vragen om een andere manier van werken van P&O. Samen met andere afdelingen en directies in de stad zorgen we ervoor dat de organisatie de juiste mensen op de juiste plek heeft. Daarbij werken we als één P&O met duidelijke doelen en een gezamenlijke werkwijze.
Als directiesecretaris maak je deel uit van het compacte stafteam van P&O. Dit team zorgt ervoor dat P&O een sterke strategische partner is voor het bestuur en het (hoger) management. De staf houdt focus op de strategische prioriteiten van P&O en ondersteunt de realisatie daarvan. Ook adviseert het team het managementteam over belangrijke keuzes en zorgt het voor duidelijke kaders en werkafspraken.
De staf bestaat uit een directiesecretaris, een bestuursadviseur, een medewerker bestuurszaken, twee strategisch adviseurs en managementondersteuners.
Eisen voor de opdracht Directiesecretaris
- Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: • Organisatie • Naam contactpersoon • Telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Om de objectiviteit van de referentie te waarborgen, mag de organisatie die een offerte indient zichzelf of een medewerker niet als referent opgeven. Let op! De referent dient op de hoogte te zijn.
- Eis - Toevoegen motivatie Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
- Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een adviesrol, met betrekking tot het adviseren en/of ondersteunen van management op directieniveau.
- Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het voorbereiden en begeleiden van overleggen op directie- of managementniveau.
- Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met werken in een complexe (overheids)organisatie met verschillende belangen en stakeholders.
- Eis - CV toevoegen U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot.
- Eis - Opleiding De aangeboden kandidaat heeft minimaal een hbo opleiding afgerond.
Wensen voor de opdracht Directiesecretaris
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring met bedrijfsvoering brede en HRM- of organisatieontwikkeling vraagstukken.
- Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring met Amsterdam of vergelijkbare organisatie.
- Wens - Beschikbaarheid De aangeboden kandidaat is per direct (binnen 2 weken na het gesprek) beschikbaar.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Directiesecretaris
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Amsterdam
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Amsterdam? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Amsterdam
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Amsterdam, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen