Inleiding
Voor de uitvoering van het project ‘Vervanging documentcreatie- en sjabloonbeheertool’ zijn wij op zoek naar tijdelijke externe ondersteuning. Dit project levert een belangrijke bijdrage aan de directieopdracht op het gebied van digitale toegankelijkheid en heeft daarmee een hoge prioriteit binnen de organisatie.
Op dit moment beschikken wij intern niet over voldoende capaciteit met de benodigde specialistische kennis en vaardigheden om dit project binnen de gewenste termijn succesvol uit te voeren. Daarom zetten wij in op tijdelijke inhuur van een ervaren professional die deze expertise kan inbrengen.
Het beoogde resultaat van deze opdracht omvat onder andere:
- Verantwoordelijk voor het opstellen van een plan van aanpak waarbij de onderstaande punten in een planning dienen opgeleverd te worden;
- Het opstellen van een overzicht van zowel eenvoudige als complexe sjablonen en documentopmaak, inclusief representatieve voorbeelden;
- Het in kaart brengen van de benodigde functionaliteiten op het gebied van documentcreatie en sjabloonbeheer;
- Het uitvoeren van een vergelijkingsonderzoek van beschikbare oplossingen (waaronder SmartDocuments en M365), gericht op het ondersteunen van zowel eenvoudige als complexe sjablonen, inclusief een onderbouwd advies voor een te maken keuze;
- De implementatie en optimalisatie van de geselecteerde oplossing(en) voor alle typen sjablonen binnen de organisatie.
Wij ontvangen graag kandidaten die aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare trajecten en die in staat zijn om zowel inhoudelijk als pragmatisch bij te dragen aan een toekomstbestendige oplossing.
De aanvang van de opdracht is 1 juli 2026 en loopt tot 18 december 2026. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.
Indien t.z.t. mogelijk en gewenst, bestaat de optie om de kandidaat na 1 jaar inhuur kosteloos over te nemen. Hiermee gaat de leverancier automatisch akkoord bij het aanbieden van een kandidaat.
Kandidaatomschrijving
Wij zijn op zoek naar een ervaren en resultaatgerichte projectleider/specialist documentcreatie en sjabloonbeheer die in staat is om een organisatiebreed traject van analyse tot implementatie te realiseren. De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het optimaliseren van documentprocessen en het selecteren en implementeren van tooling (zoals SmartDocuments en/of M365).
De ideale kandidaat combineert inhoudelijke expertise met een gestructureerde en pragmatische aanpak en weet complexe vraagstukken te vertalen naar concrete oplossingen. Hij/zij is in staat om zelfstandig een plan van aanpak op te stellen, stakeholders mee te nemen in keuzes en te zorgen voor een succesvolle implementatie die aansluit bij de eisen rondom digitale toegankelijkheid.
Competenties
- Analytisch vermogen – snel inzicht krijgen in bestaande processen, sjablonen en behoeften
- Adviesvaardigheid – onderbouwde keuzes maken en stakeholders overtuigen
- Technische affiniteit – kennis van of ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen (bijv. SmartDocuments, M365)
- Resultaatgerichtheid – focus op concrete en bruikbare eindproducten
- Doelgroepgerichte communicatievaardigheden – helder en overtuigend kunnen communiceren op verschillende niveaus, zowel mondeling als schriftelijk
- Pragmatisch en oplossingsgericht – van analyse naar implementatie kunnen schakelen
Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.
Referentie
Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure. Bij de gevraagde werkervaring, onder het onderdeel ‘eisen’, is het opgeven van een referentie vereist. Onder een referentie wordt het volgende verstaan: de naam en contactgegevens van een teamleider/leidinggevende van een recente opdrachtgever, die relevant is voor de uitgevraagde opdracht, zoals opgesteld door Gemeente Amstelveen.
Interviewplanning
De top 3 van kandidaten wordt door de gemeente Amstelveen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek.
De gesprekken vinden plaats op donderdag 11 juni tussen 13:00 en 14:00 en tussen 16:00 en 17:00 uur op het raadhuis van gemeente Amstelveen.
De kandidaat dient op deze datum en dit tijdsblok beschikbaar te zijn.
Toelichting op rooster
2 dagen kantoor, in overleg welke dagen. Bespreken kan tijdens gesprek.
Eisen voor de opdracht Projectmedewerker documentcreatie- en sjabloonbeheer
- Op cv aantoonbaar minimaal een afgeronde HBO opleiding.
- Aantoonbare ervaring met documentcreatie- en sjabloonbeheeroplossingen; kandidaat heeft minimaal 3 jaar recente ervaring met het selecteren, implementeren en/of optimaliseren van tools voor documentcreatie en sjabloonbeheer (bijv. SmartDocuments, M365 of vergelijkbaar), inclusief migratie of vervangingstrajecten. Graag geel arceren op cv.
- Ervaring met projecten gericht op digitale toegankelijkheid of compliant documentopmaak; kandidaat heeft concrete ervaring met digitale toegankelijkheid (bijv. WCAG) en/of gestandaardiseerde documentopmaak en weet dit te vertalen naar praktische oplossingen. Graag geel arceren op cv.
Wensen voor de opdracht Projectmedewerker documentcreatie- en sjabloonbeheer
- Aantoonbare ervaring met complexe documentomgevingen; ervaring met organisaties waar sprake is van veel verschillende (complexe) sjablonen en documentstromen, en waarbij standaardisatie en harmonisatie een rol speelden.
- Ervaring binnen (semi-)overheid of gereguleerde organisaties; kandidaat heeft aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke, overheids- of vergelijkbare organisatie waar gewerkt wordt met compliance-eisen (zoals digitale toegankelijkheid en standaardisatie van documenten).
- Specifieke ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365; kandidaat heeft hands-on ervaring met SmartDocuments en/of Microsoft 365 (bijvoorbeeld Word templates, SharePoint, Power Platform) in relatie tot documentcreatie en sjabloonbeheer.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Projectmedewerker documentcreatie- en sjabloonbeheer
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Amstelveen
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Amstelveen? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Amstelveen
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Amstelveen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen