Projectbeheersing

Projectbeheersing
Voor Rijkswaterstaat in Rotterdam zijn wij op zoek naar een Projectbeheersing.

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten en informatie.

Daarnaast omvat de opdracht:

• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan
• Het waarderen van de dossiers
• Het autoriseren van medewerkers
• Het geven van training en opleiding aan (project)medewerkers
• Het zorgen voor de benodigde middelen

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker, zodat deze zich bewust is van zijn of haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken digitaal projectarchief
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn onder andere:

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte documentmanagementsysteem
• Het maken van relevante standaardweergaven of standaardzoekvragen in het documentmanagementsysteem naar behoefte van medewerkers
• Het instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken rondom documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
• Het toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders, en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB)
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB
• Het opstellen en onderhouden van werkinstructies en afspraken met betrekking tot documentbeheer

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Wij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, vaarwegen en wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving.

Samen met anderen werken we aan een land dat:

• Beschermd is tegen overstromingen
• Voldoende groen heeft
• Beschikt over voldoende en schoon water
• Vlot en veilig bereikbaar is van A naar B

Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland – dat is Rijkswaterstaat.

Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO)
PPO is een organisatie die programma’s en projecten realiseert en daarbij intensief samenwerkt met anderen. De organisatie verbetert dagelijks haar resultaten.

Kenmerken:

• Gewaardeerd als effectieve en efficiënte projectmanager
• Fungeert als interne opdrachtnemer en externe opdrachtgever
• Beschikt over hoogwaardige kennis en ervaring

PPO voert de productieopgave van Rijkswaterstaat uit in opdracht van de regio’s en werkt nauw samen met het organisatieonderdeel Grote Projecten en Onderhoud (GPO). Beide onderdelen zijn verantwoordelijk voor het realiseren van productie binnen het aanleg- en onderhoudsproces.

Afdeling
Inkoop- en contractmanagement. Je maakt onderdeel uit van de directie Inkoop- en contractmanagement.

Bijzonderheden
Je bent onderdeel van het PPO cluster WNZ B Bruggen. Dit cluster renoveert:

• Spijkenissebrug
• Brug over de Noord
• Verkeersbrug Dordrecht

Status projecten:

• Spijkenissebrug en Brug over de Noord: realisatiefase
• Verkeersbrug Dordrecht: voorbereidingsfase van de realisatiefase

Je werkzaamheden vinden plaats in Rotterdam, met een indicatie van 50% inzet op kantoor.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en conform kwaliteitseisen van Rijkswaterstaat (onder andere ordening, waarderen, selecteren en metadata)
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering, zoals:
  • Autorisatiematrix
  • Werkinstructies
  • Handleidingen
  • Ordeningsstructuur

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Rapportages en hulpmiddelen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instructie en begeleiding
• Luisteren (de vraag achter de vraag begrijpen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Eisen voor de opdracht Projectbeheersing

• Schaal 9 minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
• Schaal 9 meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen
• Schaal 9 zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen

Wensen voor de opdracht Projectbeheersing

• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met het opzetten en onderhouden van een documentmanagementsysteem
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld Woo, AVG, Aw, BIHR en Toepassingsmodel metadata)
• Ervaring met recordmanagement in de HummingBird applicatie
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Projectbeheersing

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Rijkswaterstaat

Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons