Projectleider aanbesteding en implementatie zaaksysteem risicobeheersing

Organisatie
Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 26 Utrechtse gemeenten. Dagelijks zetten wij ons in voor de veiligheid van iedereen die in onze regio woont, werkt of verblijft. Dit doen wij met bevlogen centralisten op de 112-meldkamer, brandweermensen in het veld en specialisten op het gebied van risicobeheersing, crisisbeheersing en geneeskundige hulpverlening.

Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid is groot. Burgers vertrouwen op onze professionaliteit, zeker wanneer het er écht toe doet. Samen met onze partners streven we continu naar verbetering, vernieuwing en samenwerking.

Een zaaksysteem wordt door de afdeling Risicobeheersing gebruikt om hun werkproces gestructureerd, traceerbaar en uniform te organiseren. Concreet wordt het ingezet voor het registreren, behandelen en volgen van zaken zoals vergunning adviezen, toezichtcontroles, meldingen en risicobeoordelingen. Het systeem ondersteunt de stappen in het proces, de planning van controles, de communicatie met gemeenten en andere partners, en zorgt voor een goede dossiervorming en archivering conform wet- en regelgeving. Daarmee biedt het systeem inzicht in voortgang, werkvoorraad en kwaliteit van het werk en vormt het de basis voor informatie gestuurd werken en rapportages.

Opdracht
De Veiligheidsregio Utrecht heeft een opdracht voor een ervaren projectleider om een nieuw zaaksysteem voor de afdeling Risicobeheersing aan te besteden en te implementeren binnen de bestaande organisatie. De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van dit traject, inclusief het organiseren van de aanbesteding, het realiseren van een gedragen inrichting van processen en het zorgdragen voor een succesvolle implementatie en overdracht naar beheer. Hierbij wordt nadrukkelijk gestuurd op samenhang, kwaliteit en aansluiting op de bestaande werkwijze en organisatie.

De projectleider geeft integraal sturing aan het totaalproject en geeft direct sturing aan enkele deelprojecten en indirect sturing via deelprojectleiders. Directe sturing is op de deelprojecten aanbesteding, implementatie, het beschrijven van werkprocessen en het verbeteren van de bestaande data ten behoeve van een soepele migratie en het inrichten van de nieuwe applicatie.

Er is een Plan van Aanpak (PvA) als opzet, echter de projectleider heeft een PvA op te stellen en te laten vaststellen in de Stuurgroep, om gezamenlijk tot de meest passende aanpak en inrichting van het project te komen. Het project eindigt als de applicatie in gebruik is genomen en het (technisch) beheer is ingeregeld.

Wij zoeken nadrukkelijk geen meewerkend voorman, maar een regisserend projectleider:

• die boven de materie staat (helicopterview)
• die structuur en samenhang aanbrengt tussen deelprojecten
• die zorgt voor strakke, procesmatige projectsturing
• die de stuurgroep goed in positie brengt
• en die besluitvorming organiseert en afdwingt waar nodig

Resultaat van de opdracht

• Succesvolle aanbesteding en implementatie van het nieuwe systeem
• Eén samenhangend en bestuurbaar project met duidelijke fasering
• Werkende uniforme processen
• Beheersbare overgang naar beheer
• Draagvlak in de organisatie

Competenties
Projectsturing

• Brengt structuur en samenhang in complexe trajecten met meerdere deelprojecten
• Stuurt actief op afhankelijkheden, prioritering en fasering
• Stuurt strak op tijd, geld, kwaliteit en scope en grijpt tijdig in bij afwijkingen
• Combineert methodisch werken met pragmatische sturing op resultaat

Bestuurlijke sensitiviteit

• Begrijpt en beïnvloedt besluitvorming in complexe bestuurlijke omgevingen
• Positioneert de stuurgroep actief en maakt deze verantwoordelijk voor keuzes
• Bereidt besluitvorming voor (scenario’s, dilemma’s, consequenties)
• Durft te escaleren wanneer besluitvorming uitblijft

Stakeholdermanagement

• Gaat effectief om met uiteenlopende en (soms) tegengestelde belangen
• Weet verwachtingen te verbinden én te begrenzen op haalbaarheid en prioriteit
• Is in staat om “nee” te organiseren zonder draagvlak te verliezen

Leiderschap

• Neemt zichtbaar regie op het totaal en houdt overzicht op alle niveaus
• Stelt duidelijke kaders en spreekt anderen aan op verantwoordelijkheden
• Combineert verbindend vermogen met daadkracht en interventievermogen
• Stuurt actief op voortgang en resultaat, ook bij weerstand

Communicatie

• Communiceert helder, gestructureerd en standvastig
• Weet complexe boodschappen terug te brengen tot duidelijke keuzes
• Schakelt effectief tussen operationeel, tactisch en bestuurlijk niveau

Inhoudelijk begrip

• Beschikt over voldoende inhoudelijke kennis om gericht te sturen en te toetsen, zonder zelf in de uitvoering te stappen
• Heeft inzicht in ICT-landschappen, data, migratie, security en beheer
• Kent relevante kaders (AVG, BIO, archivering en de Omgevingswet) en borgt deze in het project

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 7 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader in te vullen, in ieder geval op maandag.

Overige informatie

• VRU kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.
• Facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Eisen voor de opdracht Projectleider aanbesteding en implementatie zaaksysteem risicobeheersing

• Een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in een complexe organisatie, waarbij sprake is van tegengestelde belangen en hoge verwachtingen
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van besluitvorming, inclusief het voorbereiden van bestuurlijke keuzes, scenario’s en escalaties
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen van meerdere samenhangende deelprojecten (programma- of multi-projectsturing). Benoem minimaal 1 referent project uit de afgelopen 3 jaar

Wensen voor de opdracht Projectleider aanbesteding en implementatie zaaksysteem risicobeheersing

• Kandidaat stelt zich voor in een persoonlijke motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden. In de motivatie dienen de volgende elementen concreet benoemd te worden: concrete ervaring met het inrichten en benutten van governance, waaronder het werken met een stuurgroep op management- of directieniveau; concrete ervaring met het realiseren van procesveranderingen in combinatie met systeemimplementaties; concrete ervaring met het actief sturen op scope, prioritering en haalbaarheid, inclusief het durven begrenzen van verwachtingen richting stakeholders
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als eindverantwoordelijk projectmanager voor complexe ICT-implementaties binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingen en implementatie van zaaksystemen
• Een aantoonbare afgeronde opleiding en/of cursus verandermanagement
• Minimaal 2 aantoonbare referenten in cv voorzien van naam, mailadres en telefoonnummer. Referenten dienen uit een vorige opdracht te komen

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Projectleider aanbesteding en implementatie zaaksysteem risicobeheersing

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Veiligheidsregio Utrecht

Past jouw profiel bij de eisen van Veiligheidsregio Utrecht? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Veiligheidsregio Utrecht
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Veiligheidsregio Utrecht, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons