Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Werken bij gemeente Barneveld
Barneveld groeit. We zetten ons in voor wat onze inwoners en ondernemers belangrijk vinden. Logisch, want we zijn er voor elkaar. Groei brengt ook uitdagingen met zich mee. Dat maakt het spannend en boeiend. Daarom kunnen we jouw kennis, ervaring en ideeën goed gebruiken. Want jij kunt het verschil maken. En wij bieden jou fijne collega’s, een leuke werksfeer en aandacht voor balans en privé.

Context
Gemeente Barneveld werkt aan een toekomstbestendige informatiehuishouding waarin digitaal werken het uitgangspunt vormt. In aanloop naar de nieuwe huisvestingssituatie en werkwijze is het noodzakelijk om bestaande fysieke archiefachterstanden weg te werken en archieven gereed te maken voor een duurzame digitale toekomst.

Op dit moment is sprake van zowel een capaciteits- als expertisevraagstuk binnen het fysieke archiefbeheer. Daarom zoekt de gemeente tijdelijke versterking in de vorm van een projectteam bestaande uit één senior archiefspecialist/projectcoördinator en één junior archiefmedewerker.

Opdracht
Het projectteam krijgt de opdracht om gedurende een periode van 12 maanden de fysieke archiefachterstanden binnen de gemeente Barneveld structureel weg te werken en tegelijkertijd de basis te leggen voor een toekomstbestendige digitale werkwijze.

De werkzaamheden richten zich op:
– Het opschonen en verwerken van fysieke archieven;
– Het wegwerken van bestaande achterstanden;
– Het voorkomen van nieuwe achterstanden;
– Het voorbereiden en uitvoeren van digitaliseringswerkzaamheden;
– Het verbeteren van werkprocessen rondom archiefbeheer.

De opdracht heeft een projectmatig karakter met een duidelijk begin- en eindresultaat.

Werkzaamheden
Het projectteam richt zich onder andere op:

Archiefachterstanden
– Verwerken van archiefbestanden in de projectruimte;
– Opschonen en verwerken van archiefbestanden in de gemeentelijke depots;
– Verwerken van archiefdozen afkomstig van de gemeentewerf en het gemeentehuis die extern zijn opgeslagen;
– Ordenen, registreren en archiveren van fysieke dossiers.

Digitalisering
– Voorbereiden van archiefstukken voor digitalisering;
– Digitaliseren van documenten conform geldende wet- en regelgeving;
– Bijdragen aan de overgang naar digitaal werken.

Procesverbetering
– Inventariseren van oorzaken van archiefachterstanden;
– Verbeteren van werkafspraken en archiefprocessen;
– Inrichten van een werkwijze waarmee nieuwe achterstanden zoveel mogelijk worden voorkomen.

Rolverdeling

Senior Archiefspecialist / Projectcoördinator
De senior medewerker is verantwoordelijk voor:
– Coördinatie van de projectwerkzaamheden;
– Planning, voortgang en kwaliteitsbewaking;
– Inhoudelijke archiefvraagstukken;
– Verbetering van werkprocessen;
– Begeleiding van de junior medewerker;
– Afstemming met betrokken interne stakeholders.

Junior Archiefmedewerker
De junior medewerker is verantwoordelijk voor:
– Uitvoering van archiefwerkzaamheden;
– Ordenen en verwerken van dossiers;
– Registreren en archiveren van documenten;
– Digitaliseringswerkzaamheden;
– Ondersteuning van de senior medewerker.

Resultaat van de opdracht
De opdracht is succesvol uitgevoerd wanneer aan het einde van de opdrachtperiode:
– De fysieke archiefachterstanden binnen de projectruimte zijn weggewerkt;
– De archiefdepots zijn opgeschoond en verwerkt;
– De extern opgeslagen archieven van gemeentewerf en gemeentehuis zijn verwerkt;
– Archiefwaardige documenten zijn voorbereid voor of opgenomen in de digitale werkwijze;
– Werkafspraken en processen zijn verbeterd om nieuwe achterstanden te voorkomen;
– De organisatie beschikt over een beheersbare en toekomstbestendige uitgangspositie voor digitaal werken.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.
Is hybride werken mogelijk: Ja.

Competenties
– Senior:
– Coördinerend vermogen;
– Analytisch sterk;
– Nauwkeurig;
– Organisatiesensitief;
– Resultaatgericht;
– Coachend;

– Junior:
– Nauwkeurig;
– Gestructureerd;
– Praktisch ingesteld;
– Leergierig;
– Betrouwbaar;
– Samenwerkingsgericht.

Eisen voor de opdracht Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

• Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Een aantoonbaar geschreven offerte, waarin beide specialismes en deskundigheden ter inzage geverifieerd kunnen worden.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo+ of hbo bachelor niveau voor de senior en een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau voor de junior op het gebied van informatiebeheer, DIV, archiefbeheer of direct vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring binnen archiefbeheer, documentaire informatievoorziening en/of informatiebeheer voor de senior. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden, documentverwerking en/of archiefwerkzaamheden voor de junior. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Aantoonbare werkervaring met archiefprojecten en/of het wegwerken van archiefachterstanden. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Aantoonbare werkervaring met procesverbetering en kwaliteitsbewaking binnen archiefbeheer. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Aantoonbare werkervaring met het begeleiden of coördineren van medewerkers. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Aantoonbare affiniteit met digitalisering en informatiebeheer voor de junior.
• Beide kandidaten zijn uiterlijk beschikbaar per 1 september 2026 voor 16 tot 24 uur gedurende de gehele opdracht, inclusief eventuele verlengingen.
• Beide kandidaten zijn aantoonbaar bereid werkzaamheden grotendeels op locatie in Barneveld uit te voeren. Licht dit duidelijk toe in het cv.
• Leveranciers dienen beide kandidaten gelijktijdig aan te bieden als projectteam.
• Inhuur vindt uitsluitend plaats op basis van detachering.

Wensen voor de opdracht Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

• Aantoonbare werkervaring met archiefopschoning en wegwerken van archiefachterstanden (30 punten).
• Aantoonbare werkervaring binnen gemeentelijke of andere overheidsorganisaties (25 punten).
• Aantoonbare werkervaring met digitalisering en overgang naar digitaal werken (20 punten).
• De kandidaten beschrijven in een aparte toelichting hun kennis en werkervaring in relatie tot de opdracht. De beoordeling vindt plaats op: relevantie voor de opdracht, mate van onderbouwing, aansluiting op de praktijk (25 punten).

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Projectteam Archiefopschoning en Digitalisering

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Barneveld

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Barneveld? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Barneveld
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Barneveld, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons