Managementassistent vng realisatie

Opdrachtomschrijving
De managementassistent VNG Realisatie vervult een centrale ondersteunende en verbindende rol binnen VNG Realisatie en opereert ook als OR-secretaris van VNG Realisatie. De opdracht richt zich enerzijds op het professioneel, proactief en zorgvuldig ondersteunen van de MT-leden van VNG Realisatie en anderzijds op het secretarieel en procesmatig ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie.

Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor het integraal beheren van complexe agenda’s van de MT-leden. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, organiseert overleggen en bijeenkomsten, ondersteunt bij de voorbereiding van gesprekken en vergaderingen en zorgt dat informatie tijdig beschikbaar is. Je beheert de mailboxen van de MT-leden, signaleert urgentie, bewaakt opvolging en handelt waar passend zelfstandig of namens de MT-leden berichten af. De opdracht vraagt om een allround managementassistent die vooruitdenkt, secuur werkt en snel kan schakelen tussen verschillende onderwerpen, personen en belangen. Je hebt overzicht, brengt structuur aan en weet in een dynamische omgeving rust en duidelijkheid te creëren. Je voelt goed aan wat nodig is, stemt eerlijk en open af met de MT-leden en bouwt aan een werkrelatie waarin vertrouwen, proactiviteit en wederzijds begrip centraal staan.

Als OR-secretaris ondersteun je de ondernemingsraad van VNG Realisatie bij de voorbereiding, organisatie en verslaglegging van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen. Je beheert de OR-mailbox, bewaakt inkomende vragen en acties, plant vergaderingen, stelt agenda’s op, verzorgt notulen en actielijsten en bewaakt de opvolging daarvan. Daarbij werk je discreet, zorgvuldig en met gevoel voor vertrouwelijkheid en interne verhoudingen.

De opdracht vraagt om iemand die niet alleen uitvoerend sterk is, maar ook organisatorisch en procesmatig meedenkt. De kandidaat ziet wat er nodig is, komt met verbetervoorstellen, houdt overzicht over afspraken en acties en draagt bij aan een professionele en prettige ondersteuning van het MT en de OR.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Integraal beheren en coördineren van de agenda’s van de MT-leden binnen VNG Realisatie;
• Plannen, voorbereiden en organiseren van afspraken, overleggen, bijeenkomsten en events;
• Beheren van de mailboxen van de MT-leden, inclusief triage, prioritering, signalering en waar passend beantwoorden van e-mails namens de MT-leden;
• Bewaken van afspraken, deadlines, acties en opvolging richting interne en externe betrokkenen;
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief verzamelen en verspreiden van stukken, agenda’s en relevante informatie;
• Organiseren van interne bijeenkomsten, teamactiviteiten en managementgerelateerde events;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor praktische, organisatorische en procesmatige vragen rondom de ondersteunde MT-leden;
• Proactief signaleren van knelpunten in planning, informatievoorziening en opvolging en doen van verbetervoorstellen;
• Afstemmen met andere managementassistenten, directieondersteuning, staf, HR, communicatie, facilitaire ondersteuning en andere interne teams;
• Secretarieel ondersteunen van de ondernemingsraad van VNG Realisatie;
• Beheren van de OR-mailbox en bewaken van inkomende vragen, signalen en acties;
• Plannen en organiseren van OR-vergaderingen en aanverwante overleggen;
• Opstellen en bewaken van agenda’s, notulen, besluitenlijsten en actielijsten van OR-overleggen;
• Zorgdragen voor een zorgvuldige, vertrouwelijke en tijdige informatievoorziening richting OR-leden en betrokkenen;
• Bewaken van de voortgang van OR-acties en gemaakte afspraken;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie, personele aangelegenheden en organisatiegevoelige onderwerpen.

Resultaat van de opdracht
Het resultaat van de opdracht is dat de MT-leden van VNG Realisatie professioneel, proactief en betrouwbaar worden ondersteund in hun dagelijkse werkzaamheden. Agenda’s, mailboxen, afspraken, overleggen en acties zijn strak georganiseerd, waardoor de MT-leden maximaal worden ontzorgd en zich kunnen richten op inhoudelijke aansturing, besluitvorming en samenwerking. Daarnaast is de ondersteuning van de ondernemingsraad van VNG Realisatie zorgvuldig en voorspelbaar ingericht. OR-vergaderingen zijn goed voorbereid, notulen en actielijsten zijn tijdig beschikbaar, de OR-mailbox wordt adequaat beheerd en acties worden actief bewaakt en opgevolgd. De kandidaat draagt bij aan rust, overzicht en kwaliteit in een dynamische werkomgeving. Door proactiviteit, nauwkeurigheid, discretie en een open samenwerkingsstijl ontstaat een prettige werkrelatie met de MT-leden, OR-leden en andere betrokkenen binnen VNG Realisatie.

Eisen voor de opdracht Managementassistent vng realisatie

• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
• Een minimaal afgeronde hbo-opleiding.
• Minimaal 7 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en mailboxbeheer voor minimaal één leidinggevende.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en actiebewaking in bestuurlijke of organisatorische context.

Wensen voor de opdracht Managementassistent vng realisatie

• Kunt u aangeven waar uw antwoord op vraag 3.1 terug te vinden is in het CV?
• Kunt u aangeven waar uw antwoord op vraag 3.3 terug te vinden is in het CV?
• Aantoonbare ervaring met secretariële ondersteuning van een ondernemingsraad, medezeggenschapsraad, commissie, bestuur of vergelijkbaar overlegorgaan, inclusief agendering, notulering en actiebewaking. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring
  • Ervaring met secretariële ondersteuning van een overlegorgaan
  • Ervaring met secretariële ondersteuning van OR, medezeggenschap, bestuur of commissie inclusief notulering en actiebewaking
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe publieke organisatie, zoals een gemeente, ministerie, uitvoeringsorganisatie, samenwerkingsverband of organisatie als VNG/VNG Realisatie. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring
  • Ervaring binnen een publieke organisatie
  • Ervaring binnen gemeenten, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, uitvoeringsorganisaties of een organisatie zoals VNG
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van meerdere managementleden gelijktijdig binnen een organisatie van minimaal 300 fte, inclusief complex agendabeheer, mailboxbeheer, prioritering en het bewaken van acties. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring
  • Ervaring met ondersteuning van één managementlid
  • Ervaring met ondersteuning van twee managementleden
  • Ervaring met ondersteuning van drie of meer managementleden
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden, plannen en organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie. Aantoonbaar in cv.
  • Geen aantoonbare ervaring
  • Ervaring met het organiseren van interne overleggen of bijeenkomsten
  • Aantoonbare ervaring met het organiseren van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten binnen een vereniging of belangenbehartigingsorganisatie

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Managementassistent vng realisatie

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij VNG

Past jouw profiel bij de eisen van VNG? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan VNG
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van VNG, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons