Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op.

De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen. Daarnaast neemt de projectondersteuner deel aan de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen, haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en het vastleggen van acties en besluiten.

Resultaat opdracht
De opdracht, bestaande uit projectondersteuning en de invulling van de taken van het projectsecretariaat, wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.

Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat, verantwoordelijk voor de werkzaamheden van het secretariaat en geeft mogelijk in de toekomst leiding aan projectondersteuners.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor:

• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
• Voorbereiden, agendabeheer en verslaglegging van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
• Het (mede) vormgeven en uitvoeren van projectbeheersprocessen, waaronder organisatorische processen, informatiestromen (briefverkeer), documentbeheer en voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

Taken van de Projectsecretaris
De Projectsecretaris heeft onder andere de volgende verantwoordelijkheden:

• Zelfstandig en proactief uitvoeren van projectondersteunende werkzaamheden op administratief, secretarieel en informatievoorzienend gebied.
• Bewaken en ordenen van processen rondom het projectsecretariaat.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van complexe overleggen en opvolgen van acties.
• Tegenlezen van documenten op taal en grammatica indien gewenst.
• Organiseren van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor binnen het team.
• Verzorgen van kaarten en attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van uitgaande post.
• Opstellen en beheren van projectspecifieke documenten, zoals vakantieplanning, organogram en checklist voor nieuwe medewerkers.
• Archiveren van correspondentie, producten en verslagen in SharePoint Online.
• Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en zelfstandig afhandelen van vragen.
• Bewaken en optimaliseren van de processen rondom het projectsecretariaat.

Meest essentiële competenties / type persoon
Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol van projectsecretaris optimaal in te vullen. Je bent hands-on, proactief en trekt werkzaamheden naar je toe. Je maakt nieuwe kennis snel eigen en hebt affiniteit met techniek.

Daarnaast ben je flexibel en schakel je gemakkelijk tussen verschillende vraagstukken en betrokkenen. Je houdt van organiseren, bent communicatief sterk en spreekt mensen gemakkelijk aan wanneer dat nodig is.

Competenties

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief.
• Hands-on en praktisch ingesteld.
• Gestructureerd en georganiseerd.
• Zelfstandig én een goede teamspeler.
• Detailgericht en accuraat.
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en snel kunnen schakelen.
• Systematisch kunnen denken en prioriteiten stellen.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen.

Eisen voor opdracht Projectsecretaris

• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator.
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift en heeft ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met het notuleren van complexe overleggen met zowel interne als externe betrokkenen.
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde opleiding op mbo-niveau, bijvoorbeeld een secretariële of economische opleiding.

Wensen voor opdracht Projectsecretaris

• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden, toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of sollicitatiegesprek.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid of ProRail.
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met grote infrastructurele projecten met een projectomvang van meer dan € 200 miljoen.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Projectsecretaris

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht.
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever.
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen.

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Rijkswaterstaat

Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat ? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat .
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan.
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt.
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief.

Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat , dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever meer werk aanbiedt, mag je dit direct aannemen.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien.
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%.
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening.
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding, waardoor je altijd zelf bepaalt welke vervolgopdrachten je aanneemt.

Meer over ons