Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

We zijn op zoek naar jou!
Voor de afdeling Samenleving zijn wij op zoek naar een Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner 28 uur, van 23-09-2026 tot 01-03-2027 (vervanging zwangerschaps- en bevallingsverlof)

Dit is het team
In de afdeling Samenleving werken beleid en uitvoering nauw met elkaar samen. De afdeling bestaat uit een team Beleid, dat bestaat uit alle beleidsadviseurs (op de gebieden jeugd, Wmo participatie, sport, gezondheid, onderwijs en nieuwkomers) en een team Uitvoering. Dit team bestaat uit consulenten Wmo, participatie en jeugd (frontoffice) en medewerkers die zijn belast met administratieve, financiële en ondersteunende werkzaamheden (backoffice). In je rol als afdelingsondersteuner ondersteun je de gehele afdeling Samenleving, inclusief het Afdelingshoofd en de twee Teamleiders, bij hun dagelijkse werkzaamheden.

Wat ga je doen?
Samen in een team van ondersteuners zijn jullie verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Verzorgen en opstellen van beschikkingen voor partners in het maatschappelijk veld.
• Overeenkomsten en beschikkingen laten ondertekenen en versturen.
• Rugzakjes kunst- en cultuureducatie verwerken.
• Eerste aanspreekpunt bij vragen over applicaties zoals Outlook en Onegov.
• Verzorgen van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de medewerkers en het afdelingshoofd en teamleiders.
• Afspraken plannen en organiseren, intern als extern en locatie regelen.
• Facturen voorcoderen en verplichtingen aanmaken in Key2financiën.
• Verzorgen van de projectenadministratie.
• Verzorgen van agenda’s voor bestuurlijk overleg.
• Aanmelden en wegwijs maken nieuwe collega’s en regelen laptop en telefoon.
• Representatieregeling uitvoeren (bloem, lunch, cadeau enz).
• Beleidsregels publiceren via Daadkracht.
• Postverdeler Onegov.
• Verzorgen van correspondentie en het maken van overzichten.
• Administratief toetsen en zo mogelijk afhandelen van subsidieaanvragen, onder meer op het gebied van onderwijs, cultuur en media.
• Zorgdragen voor inhoudelijke en financiële overzichten voor het jaarlijkse subsidieprogramma en -proces en ondersteunen van de subsidiecoördinator.
• Schema’s maken en stukken leveren voor de accountantscontrole o.a. subsidieprogramma.
• Plannen van trainingen, cursussen, bijeenkomsten en andere (personeels)gesprekken.
• Het assisteren en ondersteunen op verschillende terreinen zoals het verzamelen van informatie, samenstellen van complexe (digitale) dossiers, het maken van overzichten, en voorstellen voor kwaliteitsverbetering binnen de afdeling daar waar het gaat om administratieve- en secretariële procedures en processen.

Wat verwachten wij van jou?
Je hebt tenminste een Mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding) en je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Functie-eisen
Je hebt tenminste een Mbo-opleiding afgerond (voorkeur secretariële opleiding) en je hebt ervaring met vergelijkbare werkzaamheden bij een gemeente. Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Persoonskenmerken
Wij zoeken een enthousiaste aanpakker met een plezierige persoonlijkheid die stressbestendig is. We hebben inwerktijd voor je gereserveerd, maar zoeken wel iemand die snel bij ons in kan springen.
Je bent proactief en communicatief sterk. Je denkt in oplossingen en je houdt ervan mee te denken om een ander optimaal te ondersteunen. Samenwerken is een tweede natuur voor jou. Je bent ondernemend, flexibel en wilt graag het maximale uit jezelf halen.
Kerncompetenties: eigenaarschap, planmatig werken, verplaatsen in de klant en hiernaar handelen.

Dit bieden wij
Je kunt rekenen op een afwisselende tijdelijke job. Er is een prettige en collegiale werksfeer en de verantwoordelijkheden liggen laag in de organisatie.
We bieden flexibele werktijden, waarbij deels thuiswerken mogelijk is. Voorkeur voor werkdagen op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.

De gesprekken vinden plaats op 3 en 8 september. Gelieve hier rekening mee te houden.

Eisen voor de opdracht Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

• Is kandidaat in staat op de in de aanvraag genoemde startdatum te starten met de opdracht?
• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau. Dit moet blijken uit het cv.
• De kandidaat is beschikbaar voor 28 uur per week.
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar recente werkervaring als management-, directie-, bestuurs- of afdelingsondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie. Dit moet blijken uit het cv.

Wensen voor de opdracht Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

• Kandidaat is beschikbaar op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag.
• Kandidaat beschikt over de volgende competenties. Dit wordt getoetst in een persoonlijk gesprek. Planmatig werken Eigenaarschap Klantgerichtheid Samenwerken Flexibiliteit Past de kandidaat in het team

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Tijdelijke afdelings- en managementondersteuner

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Hilvarenbeek

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Hilvarenbeek? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Hilvarenbeek
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Hilvarenbeek, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons