Adjunct-secretaris

Adjunct-secretaris
Locatie: standplaats Arnhem
Startdatum: zo snel mogelijk
Einddatum: 31-5-2027, optie tot verlengen 2x 3 maanden
Aantal uren: 32 per week

Opdrachtomschrijving
In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.

Organisatie
Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.

Taken en verantwoordelijkheden
– Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten.
– Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie.
– Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten.
– Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan.
– In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau.
– In samenwerking met collega’s van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen.
– Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten.
– Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen.

Gewenst profiel
Je hebt:
– Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
– Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
– Affiniteit met de kunsten
– Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels in woord en geschrift

Competenties
– Zorgvuldig en werkt met oog voor detail
– Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
– Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden
– Zelfstandig, proactief en resultaatgericht
– Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.

Eisen voor de opdracht Adjunct-secretaris

• Inhurende organisatie zal bij gunning van opdracht een integriteitsverklaring overhandigen aan de kandidaat welke ondertekend dient te worden
• Aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht voor 32 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode
• Kandidaat verklaart in bezit te zijn van een officiële geldige (Nederlandse) Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) conform het bij de opdracht behorende screeningsprofiel. Kosten voor het aanvragen van deze verklaring(en) zijn voor rekening van kandidaat. Kandidaat toont op eerste verzoek van opdrachtgever de VOG
• Kandidaat heeft een zelf geschreven motivatie toegevoegd in het CV
• Kandidaat beheerst Nederlandse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C2 conform het Europees referentiekader van het CEFR
• Kandidaat beheerst Engelse taal in woord en geschrift op minimaal taalniveau C1 conform het Europees referentiekader van het CEFR
• (School)vakanties worden door opdrachtgever niet vergoed en kunnen derhalve niet bij opdrachtgever in rekening gebracht worden (drie verplichte vrije weken)

Wensen voor de opdracht Adjunct-secretaris

• Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
• Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
• Kandidaat is in loondienst aangeboden
• Zorgvuldig en werkt met oog voor detail
• Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
• Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden
• Zelfstandig, proactief en resultaatgericht
• Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Adjunct-secretaris

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij ArtEZ University of the Arts

Past jouw profiel bij de eisen van ArtEZ University of the Arts? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan ArtEZ University of the Arts
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van ArtEZ University of the Arts, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons