Administratief medewerker A

Functiebeschrijving
Als administratief en secretarieel medewerker (28–32 uur, hybride) zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw ondersteuning kunnen teammanagers, collega's en projecten optimaal functioneren. Je draagt bij aan een goed georganiseerde dienstverlening voor inwoners, waaronder mensen die een beroep doen op bijstand en vluchtelingen die tijdelijk worden opgevangen. Het betreft een afwisselende en betekenisvolle functie waarin jouw organisatietalent direct impact heeft.

Actief voor Werk
Actief voor Werk ondersteunt inwoners bij het vinden van hun plek in de samenleving. Dit gebeurt onder andere via de Participatiewet, begeleiding naar werk, maatschappelijke participatie en inburgering. Binnen een professioneel en betrokken team werk je samen aan het benutten van talenten en het vergroten van maatschappelijke deelname.

Uitdaging die je aangaat
Je bent voornamelijk verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van drie teammanagers. Daarnaast ondersteun je de administratie en frontoffice van het team Actief voor Werk en voer je werkzaamheden uit voor het cluster Vluchtelingenopvang. Je bent een echte spin in het web die gemakkelijk schakelt tussen collega's, werkzaamheden en processen. Je behoudt overzicht, stelt prioriteiten en bent in staat om je snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen te maken. Omdat het een tijdelijke opdracht betreft, wordt verwacht dat je snel zelfstandig inzetbaar bent.

Verdeling werkzaamheden
80% secretariële werkzaamheden.
20% administratieve ondersteuning, voornamelijk rondom bijstandsaanvragen.

Verantwoordelijkheden
Secretariële ondersteuning

• Agendabeheer voor drie teammanagers.
• Inplannen van interne en externe afspraken en reserveren van vergaderruimtes.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken.
• Organiseren van bloemen, gebak en overige attenties.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten, sessies en overleggen.
• Wekelijks verzamelen van stukken, onder andere voor wethoudersoverleggen.
• Opstellen van agenda's en conceptbesluitenlijsten.
• Plaatsen en beheren van documenten in iBabs.

Administratie & Frontoffice Actief voor Werk

• Ondersteunen bij het proces van bijstandsaanvragen en intakes.
• Opvoeren van klanten in systemen.
• Versturen van uitnodigingen en plannen van gesprekken.
• Verdelen van intakes onder collega's.
• Afhandelen van telefoontjes en e-mails van inwoners.
• Uitvoeren van scan-, print- en archiveringswerkzaamheden.
• Verwerken van betaalopdrachten.

Cluster Vluchtelingenopvang

• Plannen en organiseren van overleggen.
• Organiseren van bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis.
• Administratieve ondersteuning bij werkzaamheden rondom de opvang van Oekraïense vluchtelingen.

Profiel
Je bent een proactieve en organisatorisch sterke professional die energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen. Je verbindt mensen, processen en werkzaamheden, communiceert gemakkelijk met verschillende doelgroepen en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je bent nauwkeurig, behoudt overzicht in een dynamische omgeving en weet zelfstandig prioriteiten te stellen. Daarnaast ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen.

Functie-eisen

• Afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting.
• Ervaring als administratief en/of secretarieel medewerker.
• Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Klantgerichte en professionele instelling.
• Ervaring met digitale systemen of het vermogen deze snel eigen te maken.
• Betrouwbaar, flexibel en zelfstandig.
• Snel inzetbaar binnen een nieuwe werkomgeving.

Eisen voor de opdracht Administratief medewerker A

• Uitvoering van de opdracht vindt plaats via detachering.
• Kandidaat heeft minimaal een afgeronde mbo-opleiding.

Wensen voor de opdracht Administratief medewerker A

• Kandidaat heeft een afgeronde mbo-opleiding in administratieve of secretariële richting.
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring.
• Kandidaat heeft kennis van plannen en organiseren binnen Outlook.
• Kandidaat heeft ervaring binnen secretariële functies.
• Motivatie waaruit blijkt waarom de kandidaat een echte spin in het web is en in welke functies hij/zij organisatorisch en administratief volledig in control was.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Administratief medewerker A

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht.
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever.
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen.

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Coevorden

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Coevorden? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Coevorden.
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan.
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt.
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief.

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Coevorden, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien.
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%.
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening.
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding, waardoor je altijd zelf bepaalt welke vervolgopdrachten je aanneemt.

Meer over ons