Administratief medewerker leerplicht

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
Het team van Leerplicht/Doorstroompunt is onderdeel van de afdeling Samenleving. Binnen dit domein werken wij nauw samen met elkaar zodat wij de beste ondersteuning kunnen bieden aan de inwoners van onze gemeente.
Ons team bestaat uit leerplichtambtenaren, Doorstroompuntcoaches en administratief medewerkers.
Wij zoeken een administratief medewerker die tijdelijk ons team komt versterken.
Naast het open, oprechte manier van omgang met elkaar, is hard werken, hard lachen maar vooral samenwerken om er echt toe te doen is ons motto!

Opdracht
De administratief medewerker ondersteunt het team Leerplicht door het nauwkeurig verwerken van meldingen, beheren van administratieve processen, het onderhouden van contacten en het bewaken van een representatieve, efficiënte en transparante werkwijze. Het doel is een professionele ondersteuning van leerplichtambtenaren en doorstroomcoaches, zodat zij zich kunnen richten op hun wettelijke taken.

Taken:
Administratieve ondersteuning en werkprocessen

• Dagelijkse representatief en fysieke ondersteuning van de leerplichtambtenaren;
• Verdelen van de verzuimmeldingen vanuit DUO;
• Een eerste onderzoek verrichten in de werkprocessen t.b.v. een aantal leerplicht- wetten;
• Het kunnen monitoren van de lopende vrijstellingen en hierop te kunnen anticiperen;
• Het administratief afhandelen van de processen-verbaal;
• Het uitvoeren van secretariële werkzaamheden t.b.v. het team;
• Deelname aan werkoverleggen intern en extern;
• Overzichten verstrekken over verzuimmeldingen t.b.v. een overzicht;
• Onderzoeken Burgerzaken kunnen aanvragen en terugkoppelen aan leerplicht;
• Ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor de senior leerplicht en DSP, de kwaliteitsmedewerker en de manager.
• Hand en spandiensten Leerplicht;
• Aanvullen van de voorraden t.b.v. de algemene administratieve afhandelingen;
• Kennis van de wet WPG en hiernaar kunnen handelen;
• Inkomende post ophalen en verwerken vanuit de J-schijf/Rijnja;

Communicatie en contactbeheer

• Beheren van de algemene mailbox en telefoon;
• Inplannen van startgesprekken PO en schoolbezoeken PO;
• Afwegen en enkelvoudige vragen kunnen beantwoorden/registreren van scholen, ouders, jeugdigen en ketenpartners; indien nodig doorverwijzen naar de desbetreffende medewerker;
• Representatieve correspondentie (brieven, besluiten, uitnodigingen, begeleidende mails);
• Contact met verzuimmedewerkers van de scholen.

Procesbeheer en kwaliteitsbijdrage

• Signaleren en melden van knelpunten in administratieve processen;
• Actief meedenken en meewerken aan procesoptimalisatie (Lean werken);
• Bijdrage leveren aan het veranderproces en aan de optimalisatie van de veranderende vraagstukken t.b.v. de ontwikkeling;
• Het beheren van het Zaaksysteem voor administratie.

Planning, organisatie en teamondersteuning

• Fysieke aanwezigheid op kantoor;
• Agendaplanning en reserveren van vergaderzalen/ruimtes;
• Beheer van vakantierooster en verjaardagskalender;
• Overzichten maken van meldingen en verdeling onder medewerkers;
• Bewaken van een gelijkmatige verdeling van meldingen;
• Ondersteunen van senior leerplicht, DSP, kwaliteitsmedewerker en manager.

De administratief medewerker zorgt voor:

• Transparante, eerlijke en tijdige verdeling van DUO-meldingen (ook van de buitenscholen);
• Correcte en representatieve communicatie, intern en extern;
• Actuele en volledige registratie in de systemen;
• Efficiënte administratieve processen, met oog voor verbetering;
• Proactieve signalering van risico’s en knelpunten.

De door opdrachtnemer te verrichten werkzaamheden zijn ingebed in de organisatie van opdrachtgever en/of worden ook (deels of geheel) verricht door werknemer(s) die in loondienst bij opdrachtgever werkzaam zijn. Uit de volgende organisatorische afspraken en voorwaarden blijkt waarom dit het geval is.

• Opdrachtnemer neemt deel aan reguliere werkoverleggen;
• Opdrachtnemer legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende;
• De werkvorm is bepaald in onder andere: locatie en planning voor de te leveren resultaten;
• Er wordt gewerkt in team verband.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in Schaal 07 (nieuwe structuur).

Benodigd aantal professionals:
1

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
De opdracht wordt uitgevoerd op de volgende werkdagen: ma t/m vrij

Eisen voor de opdracht Administratief medewerker leerplicht

• Bereidheid tot minimaal 75% fysieke aanwezigheid
• Aantoonbare werkervaring met een klantregistratiesysteem in relatie met Leerplicht;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als administratief medewerker met de Leerplichtwet;

Wensen voor de opdracht Administratief medewerker leerplicht

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring binnen het team Leerplicht en Doorstroompunt
• Aantoonbare werkervaring met een leerlingenvolgsysteem, gekoppeld aan Leerplicht
• Aantoonbaar afgeronde administratieve of secretariële opleiding op minimaal mbo4-niveau
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van de administratieve dossiers en het bewaken van de wettelijke termijnen, benoem duidelijk waar dit is opgedaan

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Administratief medewerker leerplicht

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Zoetermeer

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Zoetermeer? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Zoetermeer
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Zoetermeer, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons