Archieftoezicht en advies informatiebeheer

Aanleiding en context
Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is de archiefdienst van de gemeenten Asten, Bergeijk, Best, Bladel, Cranendonck, Deurne, Eersel, Eindhoven, Geldrop-Mierlo, Heeze-Leende, Helmond, Laarbeek, Nuenen, Oirschot, Reusel-De Mierden, Son en Breugel, Someren, Valkenswaard, Veldhoven en Waalre en van veertien gemeenschappelijke regelingen in Zuidoost-Brabant. Als kennispartner ondersteunt het RHCe gemeenten en samenwerkingsverbanden met toezicht en advies op het gebied van de uitvoering van de Archiefwet. Als beheerder bewaart het RHCe opgenomen archieven en collecties volgens de wettelijke normen, waarbij de toekomstbestendigheid van het gebruik wordt geborgd. Als publieke dienst stelt het RHCe archieven beschikbaar voor het brede publiek en erfgoedpartners, met oog voor uitleg, vindbaarheid en regionale betekenis.

Opdracht
Het RHCe zoekt een opdrachtnemer voor het uitvoeren van archiefinspecties, het opstellen van inspectierapportages en het leveren van specialistische adviezen op het gebied van informatie- en archiefbeheer.

Doel van de opdracht
De opdrachtnemer draagt aantoonbaar bij aan de verbetering van de kwaliteit, rechtmatigheid en duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Dit gebeurt door het uitvoeren van onafhankelijk toezicht, het opleveren van inspectierapportages en adviezen en het stimuleren van opvolging van verbetermaatregelen die bijdragen aan naleving van de Archiefwet en aanverwante regelgeving.

Kern van de opdracht
De opdrachtnemer levert inspecties op die inzicht geven in de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatie- en archiefbeheer van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De werkzaamheden zijn verdeeld over drie resultaatgebieden.

Archieftoezicht
De opdrachtnemer realiseert daarbij:

• Afgeronde audits volgens de geldende toezichtskaders en interne werkwijzen.
• Onafhankelijke beoordelingen van de informatiehuishouding op basis van wettelijke vereisten, kwaliteitseisen en normen voor duurzame toegankelijkheid.
• Inspectierapportages met bevindingen, risico's, conclusies en concrete verbeteradviezen.
• Inzicht voor deelnemende organisaties in hun mate van naleving van de Archiefwet en de benodigde verbetermaatregelen.

Advies en ontwikkeling
De opdrachtnemer realiseert daarbij:

• Wettelijke adviezen ten aanzien van onder meer overbrenging, vervanging, openbaarheid en archivering.
• Treedt op als adviseur archief- en informatiebeheer voor deelnemende gemeenten en organisaties.
• Levert actief een bijdrage aan beleidsontwikkeling binnen het RHCe.
• Kent ontwikkelingen binnen het vakgebied, wetgeving en gemeentelijke informatiehuishouding en vertaalt deze naar verbeteringen voor deelnemende organisaties en de inrichting van de zakelijke dienstverlening van het RHCe.
• Heeft nadrukkelijk oog voor het uiteindelijke gebruik en de toegankelijkheid van blijvend te bewaren archieven binnen de gehele informatieketen.

Relatiebeheer
De opdrachtnemer realiseert daarbij:

• Actieve deelname aan relevante overlegstructuren, waaronder het Strategisch Informatie Overleg (SIO).
• Heldere terugkoppeling over bevindingen, risico's, voortgang en verbetermaatregelen richting betrokken stakeholders.
• Versterking van de samenwerking tussen het RHCe en deelnemende organisaties op het gebied van informatie- en archiefbeheer.

Resultaten en deliverables
De opdrachtnemer heeft een sterke focus op realisatie, samenwerking en resultaat en draagt aantoonbaar bij aan de oplevering van:

• 3 afgeronde inspectietrajecten inclusief rapportage, bevindingen, risicoanalyse en verbeteradviezen.
• 3 vastgelegde opvolgtrajecten waarin de status van verbetermaatregelen inzichtelijk is gemaakt.
• 6 gevoerde bestuurlijke of ambtelijke voortgangs- en adviesgesprekken met vastgelegde afspraken en vervolgacties.
• 50 tot 75 inhoudelijke adviezen die organisaties ondersteunen bij het voldoen aan wet- en regelgeving en de verbetering van hun informatiehuishouding.
• Aantoonbare signalering van risico's en verbetermogelijkheden binnen de informatiehuishouding van deelnemende organisaties.
• Een bijdrage aan de verdere professionalisering van de dienstverlening van het RHCe door kennisdeling, beleidsinput en verbetervoorstellen.

Positionering
De opdrachtnemer werkt in opdracht van de archivaris/directeur van het RHCe en opereert in samenwerking met gemeenten. De opdrachtnemer werkt zelfstandig en in nauwe afstemming met collega's die zich bezighouden met relatiebeheer, archieftoezicht, advisering en overbrenging.

Kandidaatomschrijving
De opdrachtgever zoekt een professional met ruime ervaring op het gebied van archieftoezicht, informatiebeheer en advisering binnen de publieke sector. De kandidaat beschikt over actuele kennis van wet- en regelgeving, digitale archivering en technologische ontwikkelingen en weet deze kennis praktisch toe te passen binnen gemeentelijke organisaties.

Interviewplanning
De top 3 inschrijvingen wordt uitgenodigd voor een verdiepend interview.

Eisen voor de opdracht Archieftoezicht en advies informatiebeheer

• Diploma Archivistiek of een vergelijkbare opleiding op het gebied van informatiemanagement.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van informatiebeheer en archieftoezicht.
• Aantoonbare ervaring met advisering binnen de publieke sector.
• Kennis van de Archiefwet, aanverwante wet- en regelgeving en (digitale) archivering in de praktijk.
• Kennis van relevante informatiesystemen en technologische ontwikkelingen.
• Affiniteit met publieke informatievoorziening.

Wensen voor de opdracht Archieftoezicht en advies informatiebeheer

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Archieftoezicht en advies informatiebeheer

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Metropoolregio Eindhoven

Past jouw profiel bij de eisen van Metropoolregio Eindhoven? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Metropoolregio Eindhoven
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Metropoolregio Eindhoven, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons