Bestuurssecretaresse

Organisatie
Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken. In Mijdrecht staat het gemeentehuis: de thuishaven van ruim 300 betrokken collega’s. ‘Samen voor elkaar’ vormt de kern van de organisatieontwikkeling. Er wordt gewerkt aan grote opgaven zoals veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie, in nauwe samenwerking met interne en externe stakeholders.

Opdracht
Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen de gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Je voert diverse secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee toegewezen bestuurders en/of directieleden. Je werkt volgens een uniforme werkwijze en draagt bij aan een efficiënte samenwerking. Je bewaakt overzicht, schakelt snel tussen werkzaamheden en beheert complexe agenda’s. Daarnaast ben je bekend met kabinetszaken en anticipeer je op ontwikkelingen binnen de organisatie.

Werkzaamheden
Proactief beheren en bewaken van agenda’s van burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden;
Prioriteren van telefoonverkeer, e-mails en afspraken en hierover adviseren;
Ondersteunen bij mailboxbeheer en agendaplanning;
Voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouder overleggen in samenwerking met betrokken stakeholders;
Beheren van gezamenlijke mailbox en uitzetten van acties binnen de organisatie.

Resultaat van de opdracht
Opleveren van een volledig, onderbouwd en tijdig inwerkprogramma voor het nieuwe bestuur gedurende de inhuurperiode van een half jaar.

Randvoorwaarden
Zelfstandig functioneren zonder hiërarchische aansturing;
Afstemmen met betrokkenen waar nodig;
Verantwoordelijk voor het zelfstandig opleveren van het eindproduct.

Competenties
Klantgericht;
Samenwerken;
Stressbestendig;
Politiek sensitief en omgevingsbewust;
Sterk in plannen en organiseren;
Nauwkeurig;
Communicatief vaardig;
Proactief;
Flexibel;
Zelfstandig;
Integer;
Besluitvaardig;
Empathisch.

Functieschaal
Functieschaal 9 conform geldende CAO.

Aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, inclusief minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Maandag t/m vrijdag, 100% op locatie.

Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in secretariële richting
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen overheidsinstelling
• Minimaal 28 tot 32 uur per week beschikbaar gedurende gehele looptijd en mogelijke verlengingen
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke besluitvormingssystemen zoals Notubox, iBabs of MS Office

Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse

• Aantoonbare werkervaring met samenwerken binnen bestuurssecretariaat met interne stakeholders zoals bestuursadviseurs, directie en ambtelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring als bestuurs- of directiesecretaresse binnen overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer op bestuurlijk niveau voor wethouders en directie
• Aantoonbare werkervaring met proactief ondersteunen en ontzorgen van bestuurders of directieleden
• Aantoonbare werkervaring met competenties zoals politiek-bestuurlijke sensitiviteit, prioriteringsvermogen, stressbestendigheid en discretie

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Bestuurssecretaresse

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij De Ronde Venen

Past jouw profiel bij de eisen van De Ronde Venen? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan De Ronde Venen
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van De Ronde Venen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons