Bestuurssecretaresse

Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de gemeente Katwijk mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de gemeente Katwijk. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De gemeente merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak, BV, maatschap of Opting-In constructie is).

Organisatie
De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor inwoners en ondernemers. De ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in de geschiedenis van de gemeente tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

De organisatie telt circa 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. Er wordt sterk ingezet op persoonlijk leiderschap en medewerkers krijgen ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Hierdoor blijft de organisatie flexibel en wendbaar en kan snel worden ingespeeld op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest worden partners gezocht die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Opdracht
Voor het bestuurssecretariaat wordt gezocht naar een ervaren bestuurssecretaresse voor tijdelijke inhuur. Gezocht wordt naar een professional die het bestuur optimaal ondersteunt en bijdraagt aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Werkzaamheden
Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen, zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie;
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen.

Koninklijke Onderscheidingen
Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces:

• Adviseren van voorstellers over mogelijkheden en voorwaarden;
• Toetsen van voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria;
• Opbouwen van complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers voor burgemeester en Kanselarij der Nederlandse Orden;
• Organiseren en coördineren van het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en bijzondere uitreikingen;
• Onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Werkomgeving
Het bestuurssecretariaat bestaat uit meerdere secretaresses die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op één of twee portefeuillehouders, maar samenwerking en onderlinge vervanging zijn essentieel.

Competenties

• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren

Benodigd aantal professionals
2

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal Schaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief (1 pagina) en exclusief voorblad (1 pagina), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf-formaat.

Werkdagen
De opdracht wordt bij voorkeur vervuld op woensdag en vrijdag. Andere dagen zijn bespreekbaar in overleg. Hybride werken is mogelijk.

Eisen voor de opdracht Bestuurssecretaresse

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent in een bestuurlijke omgeving.
• Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren.

Wensen voor de opdracht Bestuurssecretaresse

• Uurtarief maximaal € 85,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer en parkeerkosten.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een secretariële of managementondersteunende richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie:
  • Meer dan 5 jaar werkervaring binnen een gemeente (30 punten).
  • Tussen de 3 en 5 jaar werkervaring binnen een gemeente (20 punten).
  • Meer dan 3 jaar werkervaring binnen een andere overheidsorganisatie (10 punten).
  • Geen werkervaring of minder dan 3 jaar werkervaring binnen een overheidsorganisatie (0 punten).
• Beschikbaar per juni 2026 voor minimaal 24 tot 36 uur per week, in elk geval op woensdag en/of vrijdag:
  • Beschikbaar op woensdag en vrijdag (25 punten).
  • Beschikbaar op woensdag (15 punten).
  • Beschikbaar op vrijdag (15 punten).
  • Niet beschikbaar op woensdag en/of vrijdag (0 punten).
• Aantoonbare werkervaring in de secretariële en administratieve ondersteuning van bestuurders. Beschrijf de ervaring van de kandidaat met het rechtstreeks ondersteunen van bestuurders, directieleden of concernmanagement:
  • Werkervaring met wethouders, burgemeester of college (25 punten).
  • Werkervaring met directie of gemeentesecretaris (15 punten).
  • Werkervaring met managementteams (5 punten).

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Bestuurssecretaresse

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Katwijk

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Katwijk? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Katwijk
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Katwijk, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons