De Opdracht
Het team Contractmanagement is verantwoordelijk voor het beheren en managen van contracten in de Leidse Regio. Binnen het team bestaan diverse rollen, waaronder Contractmanager, Contractbeheerder en Contractregistratie. De afgelopen periode is een categorisering gemaakt van de huidige lopende overeenkomsten. Hieruit blijkt dat veel overeenkomsten binnen de reikwijdte van contractbeheer vallen. De komende periode richt het team zich op verdere professionalisering van de dienstverlening, waarbij de eerste stap ligt in het goed en deugdelijk inrichten en uitvoeren van contractbeheer.
Werkzaamheden die momenteel grotendeels door Contractmanagers worden uitgevoerd, worden overgedragen aan Contractbeheerders. Daarnaast is een nieuw systeem geïmplementeerd voor contractregistratie en ordervastlegging, waarin verdere optimalisatie nodig is. Er wordt gezocht naar twee contractbeheerders die zowel operationele werkzaamheden oppakken als meedenken over de verdere inrichting van contractbeheer.
In samenspraak met de contractmanager worden overeenkomsten overgedragen aan contractbeheer. De initiële focus ligt op het overdragen van contracten in de beheercategorie, gevolgd door uitbreiding naar andere categorieën. Het betreft diverse typen overeenkomsten, zoals inhuur, abonnementen, adviesopdrachten, werken en onderhoudscontracten.
Monitoring & Signalering
• Tijdig rapporteren over contractbeëindigingen, verlengingen en aanbestedingen
• Opstellen van verlengingen, opzegbrieven en contractwijzigingen
• Genereren en versturen van kwartaalrapportages en overzichten
• Beantwoorden en doorzetten van operationele vragen
• Bewaken van contractuitputting en signaleren van afwijkingen
• Ondersteunen van besluitvorming en adviseren over contractwaarden en looptijden
• Opstellen van contractoverzichten op verzoek
Systeembeheer & Datakwaliteit (Regie op SAP)
• Bewaken van datakwaliteit in SAP, inclusief financiële gegevens en leveranciersinformatie
• Opschonen van systemen en corrigeren van foutieve data
• Controleren van nieuwe overeenkomsten op mandaat en inhoudelijke juistheid
• Bijhouden en inzichtelijk maken van financiële verplichtingen
Daarnaast kunnen per domein aanvullende werkzaamheden onderdeel uitmaken van de opdracht.
Eisen voor de opdracht Contractbeheerder
- (Uiterlijke) startdatum op 01-06-2026
- Minimaal 3 jaar ervaring als contractbeheerder
- Minimaal 2 jaar ervaring binnen publiek organisatie
- Ervaring met contractmanagement systemen en/of P2P systemen
- Ervaring met genereren en analyseren van rapportages
- Basiskennis van aanbestedingsrecht
Wensen voor de opdracht Contractbeheerder
- Gesprek: toelichting op escalaties, samenwerking en omgaan met druk vanuit opdrachtgever
- CV en beantwoording gunningscriteria met nadruk op inrichting contractbeheer, rapportagegebruik en samenwerking
- Duidelijke beschrijving van aanpak bij escalaties en preventie hiervan
- Ervaring met implementatie en inrichting van contractbeheerprocessen
- Maximaal 3 A4 voor CV en 2 A4 voor beantwoording (Arial 10, inclusief bijlagen)
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Contractbeheerder
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Leiden
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Leiden? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Leiden
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Leiden, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen