Coördinator publiekszaken frontoffice

Coördinator Frontoffice
Dit is een deta-vast aanvraag waarbij de medewerker na 1600 gewerkte uren kosteloos kan worden overgenomen.

Over de functie
Behoud jij de rust en het overzicht in de dagelijkse dynamiek van een Frontoffice-team? Ben jij een echte regelaar en verbinder, met oog voor mens en proces?

Wat ga je doen?
Als Coördinator Frontoffice is team Publiekszaken jouw thuisbasis. Voor veel inwoners zijn wij het gezicht en de stem van gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Aan de telefoon, receptiebalie en bij het beantwoorden van mails en webcare informeren en adviseren wij inwoners of wijzen wij hen de weg. Bij de aanvraag- en uitreikbalies controleren we de identiteit van inwoners en leveren producten als paspoorten en VOG’s. Om die diversiteit aan taken excellent uit te voeren, bouwen we stevig door aan onze kennisinfrastructuur, slimme (gedigitaliseerde) werkprocessen en datagestuurd werken. Onze kracht is dat wij inwoners zich altijd gehoord en gezien laten voelen en samen hard werken aan dienstverlening die morgen beter is dan vandaag.

Verantwoordelijkheden
De Coördinator Frontoffice zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken in de dynamiek van een bezettingsteam. Jij faciliteert, stimuleert en coördineert zelfstandige en gemotiveerde medewerkers om hun werk nóg beter te doen. De teamleider Dienstverlening (P- en F-taken), kwaliteitsmedewerker Frontoffice en Backoffice en functioneel beheerders zijn belangrijke samenwerkingspartners.

Concrete taken

• Dagelijks aanspreekpunt voor alle medewerkers Frontoffice over bijvoorbeeld de bezetting (pauzes, ziekte opvangen, kort verlof), systeemissues en agressie-incidenten;
• Work force management: je maakt het rooster en capaciteitsberekeningen voor de lange termijn; beoordeling en planning huisbezoeken;
• Voorzitten van het 6-wekelijks werkoverleg;
• Linking pin tussen Frontoffice en Backoffice zodat de onderlinge samenwerking goed loopt en processen voor inwoners en collega’s efficiënt en toegankelijk zijn; ook tussen Frontoffice, vakteams en stafteams zodat de Frontoffice altijd actuele en volledige informatie heeft;
• Deelname aan het kwaliteitsoverleg Frontoffice en roadmapsessies, waar je meedenkt en met concrete voorstellen komt over de doorontwikkeling van het team;
• Eerste aanspreekpunt voor het team bij telefonische agressie-incidenten; je bent lid van het de-escalatieteam dat als eerste optreedt bij agressie-incidenten aan de balie;
• Key user van diverse Frontoffice-applicaties;
• Adviseren van de teamleider voor de beoordelingscyclus over voortgang van ontwikkeling van medewerkers.

Waar is de gemeente mee bezig?
Voor de toekomst van gemeente Bodegraven-Reeuwijk zetten we in op behouden en versterken van onze eigen identiteit: een knooppunt in het Groene Hart. Daarom werken we met 265 trotse medewerkers, naast de dagelijkse werkzaamheden, aan drie samenhangende ambities: gezonde dorpen, een duurzaam landschap en een sterke samenleving. Deze manier van werken maakt ons als organisatie flexibel en wendbaar. Dit maakt dat wij kunnen blijven inspelen op de blijvend veranderende omgeving. Wij kennen voldoende doorgroeimogelijkheden en bieden een prettige werkomgeving.

Eisen voor de opdracht Coördinator publiekszaken frontoffice

• Je hebt aantoonbaar HBO-werk en denkniveau
• Je hebt minimaal 3 jaar recente werkervaring bij een klantcontactcentrum of Frontoffice
• Je hebt aantoonbare recente ervaring als coördinator

Wensen voor de opdracht Coördinator publiekszaken frontoffice

• Doelgericht in een hectische omgeving: je blijft rustig als zaken anders lopen; je kan snel schakelen en prioriteiten stellen; je gaat planmatig en gestructureerd te werk
• Samenwerkingsgericht: je bent nieuwsgierig naar de talenten en mening van anderen; je kan anderen enthousiasmeren en betrekken bij plannen; je kunt op een tactische manier constructieve feedback geven en ontvangen
• Leergierig: je wil continue blijven leren om jezelf en het team te verbeteren. Congressen bezoeken en vakliteratuur bijhouden en een coachingscursus volgen doe je graag
• Empathisch: je kunt je goed verplaatsen in inwoners en collega’s; je bent toegankelijk in je communicatie, waardoor je makkelijk verbinding legt en behoudt
• Analytisch: je kan snel overzicht creëren; je kunt data interpreteren en vertalen naar verbeteracties; je kan oplossingen bedenken die anders zijn dan hoe het nu is
• Je voelt goed aan wanneer de situatie vraagt om faciliteren, stimuleren of aansturen

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Coördinator publiekszaken frontoffice

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Bodegraven Reeuwijk

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Bodegraven Reeuwijk? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Bodegraven Reeuwijk
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Bodegraven Reeuwijk, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons