Utrecht heeft jou nodig!
In deze opdracht van directieassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt de directie, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.
Opdrachtomschrijving (de taken)
Een greep uit jouw werkzaamheden: Je beheert de agenda van de directeur, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen; Je beheert de mailbox van de directeur en directiesecretariaat met een scherp oog voor wat echt belangrijk is. Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen, van agenda tot zaal en stukken; Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt lastminute paniek. Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. Er is geen sprake van leiding en toezicht door een leidinggevende. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.
Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als het opleidings/leiderschapsprogramma is ingepland in diverse agenda’s en de opleidingsdagen zijn verstreken.
Profiel
Je hebt een MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau. Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie. Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands.
Vaardigheden
Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar. Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten. Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen. Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen directie, collega’s en externe contacten. Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten. Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer. Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen. Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.
Inclusiviteit
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.
Goed om te weten
Gesprekken zijn gepland op 14 en 15 april. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek kan fysiek of digitaal plaatsvinden.
Werkomgeving
Vrijdag is een verplichte werkdag. Overige kantoordagen zijn in overleg, met een verdeling van circa 50% thuis en 50% op kantoor.
Procedure
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. De weging van de antwoorden bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs (circa 25%) en kwaliteit (circa 75%). Alleen de best scorende offertes worden nader beoordeeld.
Aanvullende informatie
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. Gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om de opdracht te verlengen indien nodig voor zorgvuldige afronding. Tevens kan de opdracht bij ongeschiktheid binnen 3 maanden worden gegund aan een volgende aanbieder.
Intermediair
Gemeente Utrecht heeft Magnit geselecteerd als intermediair. Vanaf 1 mei 2026 verlopen opdrachten via Magnit en bestaande overeenkomsten worden later gehercontracteerd zonder wijziging van tarief of looptijd.
Tarief
Het tarief is exclusief BTW en inclusief alle bijkomende kosten. Het maximum uurtarief bedraagt € 90,-. Overschrijding leidt tot uitsluiting.
Eisen voor de opdracht Directieassistent
- Kandidaat is de afgelopen 2 jaar niet in loondienst geweest bij Gemeente Utrecht voor vergelijkbare werkzaamheden
- Bevestiging dat alle antwoorden naar waarheid zijn ingevuld
- MBO+ of HBO-opleiding en HBO werk- en denkniveau
- Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring als directieassistent, bij voorkeur binnen een overheidsorganisatie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Indien van toepassing: voldoet aan voorwaarden rondom inzet als ZZP’er bij Gemeente Utrecht
Wensen voor de opdracht Directieassistent
- Ervaring als directieassistent binnen een gemeente
- Duidelijkheid over vorm van inhuur (detachering, ZZP rechtstreeks, ZZP via tussenkomst of DGA)
- Indien ZZP: akkoord met gestelde ZZP-voorwaarden en periodieke controle
- CV van maximaal 3 pagina’s in het Nederlands en in PDF-formaat, inclusief volledig werkoverzicht en nevenfuncties
- Tariefstelling binnen het gestelde maximum en passend bij de opdracht
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Directieassistent
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Utrecht
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Utrecht? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Utrecht
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Utrecht, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen