Dit ga je doen
Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directeur DIA en het MT optimaal ondersteund worden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je bent communicatief, flexibel, snel van begrip en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk. Je bent succesvol door jouw klantgerichtheid en proactiviteit bij het:
- Ondersteunen van de directeur DIA met beheer van agenda en mailbox, zelfstandig afwegingen maken over opvolging/doorzetten van mails
- Brede ondersteuning van het MT, o.a. planning en organisatie zoals complex agendabeheer en regelen van vergaderruimtes
- Coördineren van het ondertekenproces, correspondentie routing en bijwerken van distributielijsten
- Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders
- Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines
- Digitaal zakendoen: aanmaken en bewaken van inkooporders en boeken van reizen
- Organiseren en/of coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van DIA en andere afdelingen
- Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting, problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst
Hier ga je werken
Op loopafstand van station Utrecht Centraal bundelen ruim 300 collega’s van de afdeling Data, Innovatie & Analyse (DIA) hun krachten. Hier werkt een mix van ervaringen en persoonlijkheden, die elkaar graag opzoeken om met elkaar te sparren en kennis te delen. We werken zowel op kantoor als vanuit huis; in jouw rol verwachten we je minimaal 3 dagen per week op kantoor.
Op NS kun je rekenen
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.
Eisen voor de opdracht Directiesecretaresse
- Beschikt over minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau, licht toe
- Beschikt over minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse, licht toe
- Uitstekende beheersing van Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) en goede beheersing van Engels, licht toe
- Gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling (Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint), licht toe
- Beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden, is stressbestendig, collegiaal en netwerkvaardig, kan formeel en informeel zaken gedaan krijgen, heeft flexibele maar gestructureerde werkhouding, kan snel schakelen, nauwkeurig werken, vooruit denken en toont initiatief met organiserend vermogen
- Geeft concreet voorbeeld waarin bovenstaande eigenschappen worden aangetoond
- Gaat akkoord met achtergrondonderzoek (VOG, geheimhoudingsverklaring, integriteitsverklaring en vragenlijst) en tijdig aanleveren van documenten
- Gaat akkoord met afsluiten van benodigde beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
- Niet in afgelopen twee jaar in dienst geweest bij NS via arbeidscontract
- Heeft werkwijze en voorwaarden van NS Inhuurdesk gelezen en gaat hiermee akkoord
Wensen voor de opdracht Directiesecretaresse
- Beschikt over ervaring met NS
- Beschikt over kennis en ervaring met Agile werken en bijbehorende rituelen
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Directiesecretaresse
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Nederlandse Spoorwegen
Past jouw profiel bij de eisen van Nederlandse Spoorwegen? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Nederlandse Spoorwegen
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Nederlandse Spoorwegen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen