Externe projectadviseur procesvastlegging

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.

Afdeling
Stap in de wereld van Informatiemanagement, ICT Service en Onderzoek (IISO), waar innovatie en samenwerking samenkomen! Ons dynamische team omvat twee krachtige teams: informatiemanagement (inclusief informatiebeveiliging, business intelligence en onderzoek) en ICT Service (beheer). Met meer dan 65 toegewijde medewerkers – inclusief externe experts – zetten we ons in voor het leveren van hoogwaardige diensten. Onder leiding van onze CIO en twee gepassioneerde teamleiders streven we naar succes en vooruitgang. Achter de schermen staat ons ondersteunende team klaar, met een mix van talenten waaronder een Adviseur Kwaliteit en Proces, CISO, deliverymanager en een financieel medewerker. Kortom, bij IISO krijg je niet alleen een baan, maar word je onderdeel van een bruisende gemeenschap die vooroploopt in de wereld van informatietechnologie en -beveiliging!

Opdracht
Aanleiding
Gemeente Leidschendam-Voorburg voert een organisatiebreed implementatietraject uit voor proces-, kwaliteits-, risico- en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Een belangrijk onderdeel hiervan is het beschrijven en vastleggen van kroonjuwelen (kritieke processen) als fundament voor verdere ontwikkeling.

Ter ondersteuning van dit traject wordt een externe projectadviseur ingehuurd die zich specifiek richt op:

• Het vastleggen van processen tijdens werksessies;
• Het uitwerken en documenteren van deze processen;
• Het invoeren en structureren van procesinformatie in ICT-systemen (zoals een procesmanagementtool of gedeelde omgeving).

Doel van de opdracht
Het opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen, die:

• Samen met medewerkers tot stand zijn gekomen;
• Aansluiten op de vastgestelde kaders en formats;
• Centraal en duurzaam zijn vastgelegd in de gekozen ICT-omgeving.

Scope en werkzaamheden
1. Vastleggen van processen

• Deelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren;
• Tijdens de sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS-IS);
• Signaleren van knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden (zonder besluitvorming);
• Zorgen voor een correcte, herkenbare weergave van het proces zoals door de deelnemers bedoeld.

2. Uitwerken van procesbeschrijvingen
Vertalen van werkuitkomsten naar:

• Processtappen;
• Rollen en verantwoordelijkheden;
• Input/output;
• Relevante koppelingen met andere processen;
• Uitwerken volgens afgesproken formats (bijv. 1-A4 proceskaart, BPM-diagram of gelijkwaardig);
• Afstemmen van conceptbeschrijvingen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.

3. Vastleggen in ICT-systemen

• Invoeren en structureren van procesbeschrijvingen in de gekozen ICT-omgeving (bijv. procesmanagementtool of gedeelde omgeving);
• Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid;
• Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur;
• Signaleren van knelpunten in tooling of werkwijze aan de projectleider.

Verwachte deliverables (resultaatgericht)
De projectadviseur levert minimaal op:

• Vastgelegde procesuitkomsten van werksessies;
• Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens vastgesteld format;
• Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT-omgeving;
• Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept / vastgesteld);
• Signalen en verbetervoorstellen m.b.t. procesvastlegging en tooling (ter informatie).

Acceptatie van deliverables vindt plaats door de projectleider.

Competenties
- Verantwoordelijkheid;
- Analytisch vermogen;
- Oordeelsvorming;
- Klantgerichtheid;
- Kwaliteitsgerichtheid.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10a. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma t/m vrij.

Eisen voor de opdracht Externe projectadviseur procesvastlegging

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het beschrijven, vastleggen en uitwerken van processen;
• Minimaal over een afgeronde HBO-bachelor opleiding;
• Aantoonbare werkervaring met het ophalen van procesinformatie tijdens werksessies met medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders;
• Beschikbaar per 20 augustus 2026 voor 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht. Dit dient duidelijk uit het cv te blijken;
• Aantoonbare werkervaring met het vastleggen van procesinformatie in een ICT-omgeving, zoals een procesmanagementtool, documentmanagementsysteem of gedeelde digitale omgeving;
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop (geen iPad); de werkplekken van gemeente Leidschendam-Voorburg zijn voorzien van USB-C (Thunderbolt) docking beeldschermen.

Wensen voor de opdracht Externe projectadviseur procesvastlegging

• Aantoonbare werkervaring met procesvastlegging binnen het domein informatiemanagement, ICT, informatiebeheer, kwaliteitsmanagement, risicomanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagement of bedrijfsvoering, duidelijk weergegeven in het cv.
• Aantoonbare werkervaring met procesmodellering, bijvoorbeeld met BPMN, proceskaarten, swimlanes, SIPOC, Visio, Mavim, BlueDolphin of een vergelijkbare methodiek/tool, duidelijk weergegeven in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met het deelnemen aan, begeleiden of ondersteunen van werksessies waarin procesinformatie wordt opgehaald bij medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders, duidelijk weergegeven in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met het invoeren, structureren, beheren en vindbaar maken van procesdocumentatie in een digitale ICT-omgeving, inclusief naamgeving, versiebeheer en/of statusbeheer, duidelijk weergegeven in het cv;
• Aantoonbare werkervaring met het beschrijven, uitwerken en vastleggen van processen binnen een gemeentelijke organisatie, duidelijk weergegeven in het cv;

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Externe projectadviseur procesvastlegging

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Leidschendam-Voorburg

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Leidschendam-Voorburg? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Leidschendam-Voorburg
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Leidschendam-Voorburg, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons