Griffiemedewerker

Griffiemedewerker (administratief en secretarieel medewerker)
Gemeente Emmen / 24 tot 36 uur / Detachering

Wat ga je doen?
Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor raads- en commissieleden en inwoners. Jij beheert de raads- en commissieagenda’s en ondersteunt het raadsproces administratief, secretarieel en facilitair. Een belangrijke functie waarin jij achter de schermen het overzicht bewaart, zodat raad en commissies optimaal functioneren.

Werkzaamheden
Het volledige takenpakket is gericht op het ontzorgen van de griffie bij dagelijkse werkzaamheden. De taken bestaan onder andere uit:

• Secretariële werkzaamheden:
  • Administratief voorbereiden en afhandelen van documenten m.b.t. raads- en commissievergaderingen
  • Agenda- en adressenbeheer
  • Beheren van de algemene griffiemailbox
  • Verwerken van documenten in het zaaksysteem (e-Suite) en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
  • Redigeren en opmaken van documenten en brieven
  • Verwerken van facturen en presentielijsten commissieleden
• Facilitaire en logistieke ondersteuning:
  • Beheer van reserveringen vergaderruimten
  • Logistieke ondersteuning bij raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten
  • Ondersteuning bij informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten (intern en extern)
• Algemene ondersteuning: Aanspreekpunt en informatieverstrekking over producten en diensten van de griffie

Kenmerkend aan jou
Je maakt nieuw werk en systemen snel eigen en voelt je snel thuis in een team. Je communiceert makkelijk en beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je bent proactief, resultaatgericht en werkt goed samen. Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en functioneert goed onder druk. Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en bent digitaal vaardig.

Wat verwachten wij van jou?

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
• Ruime ervaring en/of relevante opleiding
• Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen
• Ervaring met iBabs, e-Suite en MS Office is een pre

Beschikbaarheid
Griffiemedewerkers zijn één avond per maand beschikbaar voor raadsactiviteiten en nemen vrije dagen grotendeels op tijdens het reces van de gemeenteraad (schoolvakanties).

Wie zijn wij?
De gemeenteraad van Emmen bestaat uit 38 leden, verdeeld over 10 fracties. Daarnaast zijn er 13 commissieleden die geen raadslid zijn. De griffie heeft met al deze leden contact en ondersteunt hen bij hun werkzaamheden. De griffie bestaat uit een griffier (tevens leidinggevende), drie raadsadviseurs, een participatie- en communicatiemedewerker en twee griffiemedewerkers. Het team werkt zelfstandig, initiatiefrijk en hecht samen.

Eisen voor opdracht Griffiemedewerker

• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO werk- en denkniveau
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar secretariële ervaring

Wensen voor opdracht Griffiemedewerker

• Kandidaat heeft ervaring als griffiemedewerker
• Kandidaat heeft een afgeronde HBO/WO opleiding
• Kandidaat heeft ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen, ligt toe
• Kandidaat heeft gemeentelijke ervaring
• Kandidaat heeft ervaring met de volgende applicaties:
  • iBabs
  • e-Suite
  • MS Office
• Hoe veel uur is de kandidaat per week beschikbaar?
• Kandidaat is beschikbaar voor een gesprek op donderdag 22 januari

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Griffiemedewerker

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Emmen

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Emmen? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Emmen
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Emmen, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons