Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

Sector Veiligheid en Handhaving
Sector Veiligheid en Handhaving draagt eraan bij om van Eindhoven een stad te maken waarin mensen die er wonen, werken en verblijven zich veilig voelen en veilig zijn. Het zorgdragen voor veiligheid is een verantwoordelijkheid van en voor ons allemaal. Daarom wordt samengewerkt met inwoners, politie, Openbaar Ministerie en tal van andere maatschappelijke partners.

Jouw functie
Als Managementassistent ondersteun en ontzorg je de afdelingshoofden van Sector Veiligheid en Handhaving. Je bent een betrouwbare en proactieve ondersteuner die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met een collega managementassistent, waarbij jullie elkaar één dag per week vervangen. Daarnaast stem je regelmatig afspraken af met andere managementassistenten binnen de organisatie om een efficiënte samenwerking te waarborgen.

Met wie werk je samen?
Samen met jouw collega managementassistent zorg je voor structuur in het dagelijks werk van het MT van Sector Veiligheid en Handhaving. Dankzij jullie planning en inzicht kunnen de afdelingshoofden zich volledig richten op het leidinggeven aan een gemotiveerd en hardwerkend team.

Verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en relaties.
• Je ondersteunt proactief één of meerdere afdelingshoofden binnen Sector Veiligheid en Handhaving.
• Je beheert diverse agenda's en plant, verzet en bereidt afspraken voor, waaronder sectorbrede afspraken.
• Je organiseert interne en externe vergaderingen en overleggen, legt afspraken en besluiten vast en bewaakt waar nodig de voortgang.
• Je notuleert tijdens afdelingsoverleggen en indien nodig tijdens het MT Veiligheid en Handhaving.
• Je stemt afspraken af met andere secretaresses binnen de organisatie.
• Je organiseert borrels, afscheidsmomenten en reserveert indien nodig externe locaties.
• Je verzorgt attenties zoals bloemen en kaarten.
• Je handelt correspondentie af, waaronder e-mail, post en interne en externe communicatie.
• Je ondersteunt bij personele processen zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen.
• Je ondersteunt bij het archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers.
• Je signaleert knelpunten en denkt proactief mee over verbeteringen in werkprocessen.
• Je controleert en accordeert facturen in overleg met het afdelingshoofd.

Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie
Aard en organisatorische inbedding van deze opdracht maken dat niet iedere contractvorm passend is; voor deze opdracht wordt uitgegaan van uitvoering via detachering.

LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Iedere opdracht moet echter worden uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de regels omtrent de kwalificatie van arbeidsrelaties en de Wet DBA.

Geschiktheid van een opdracht voor een bepaalde contractvorm wordt beoordeeld aan de hand van de beoogde feitelijke uitvoering van de werkzaamheden en niet uitsluitend op basis van de gekozen juridische constructie. Daardoor kan het voorkomen dat een opdracht zich, gelet op de aard, inrichting of organisatorische inbedding van de werkzaamheden, niet leent voor alle contractvormen.

Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken op welke wijze de opdracht wordt uitgevoerd en hoe daarbij wordt voldaan aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien dit onvoldoende aannemelijk wordt gemaakt, kan een inschrijving buiten beschouwing worden gelaten.

Competenties

• Je werkt zorgvuldig, discreet en betrouwbaar en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je beschikt over goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op.

Eisen voor de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

• Graag het cv in het Nederlands aanleveren.
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring binnen een vergelijkbare secretariële functie.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zorgvuldig, discreet en betrouwbaar en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Je beschikt over goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Je bent vaardig met MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams en Excel).
• Het is niet toegestaan een kandidaat in te huren die eerder in dienst is geweest van Gemeente Eindhoven (tussenperiode van twee jaar).
• Bij start vindt een pre-employmentscreening plaats. De kandidaat mag pas starten na afronding hiervan.
• De kandidaat beschikt over een geldig legitimatiebewijs (paspoort of identiteitskaart), dat bij intake en op de startdatum kan worden overlegd.

Wensen voor de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

• Ervaring met Youforce, Proactis en Self Service Portal is een pré.
• Graag ontvangen we in de persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat de kandidaat over de gevraagde competenties beschikt.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Eindhoven

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Eindhoven? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Eindhoven
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Eindhoven, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons