Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

Opdrachtomschrijving
Je gaat afdelingshoofden van Veiligheid en Handhaving ondersteunen door agenda’s te beheren, vergaderingen te organiseren, correspondentie af te handelen en samen te werken met collega’s voor een soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden.

Tijdelijk i.v.m. zwangerschapsverlof, periode half juni 2026 t/m 8 januari 2027

Locatie: Stadhuis Eindhoven
Aantal uren: 32-36 uur per week

Over de sector
De sector Veiligheid en Handhaving draagt er aan bij om van Eindhoven een stad te maken waarin de mensen die er wonen, werken en verblijven zich veilig voelen en veilig zijn. Het zorgdragen voor veiligheid is een verantwoordelijkheid van en voor ons allemaal. Daarom wordt er samengewerkt met inwoners, politie, Openbaar Ministerie en tal van andere maatschappelijke partners om dat te bereiken.

Jouw functie
Als Managementassistent ondersteun en ontzorg je de afdelingshoofden van de sector Veiligheid en Handhaving. Je bent een betrouwbare en proactieve ondersteuner die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met collega managementassistent, waarbij jullie elkaar één dag per week vervangen. Daarnaast stem je regelmatig afspraken af met andere managementassistenten binnen de organisatie om een efficiënte samenwerking te waarborgen.

Samenwerking
Samen met collega managementassistent zorgen jullie voor structuur in het dagelijks werk van het MT van de sector Veiligheid en Handhaving. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken: het leidinggeven aan een groep gemotiveerde medewerkers.

Verantwoordelijkheden
– Eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties
– Proactief ondersteunen van één of meerdere afdelingshoofden
– Beheren van agenda’s en plannen, verzetten en voorbereiden van afspraken
– Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief notuleren en bewaken van opvolging
– Afstemmen en plannen van afspraken met andere secretaresses binnen de organisatie
– Organiseren van bijeenkomsten zoals borrels en afscheidsmomenten, inclusief regelen van locaties en attenties
– Afhandelen van correspondentie (e-mail, post en interne en externe communicatie)
– Ondersteunen bij personele processen zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen
– Archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers
– Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen
– Controleren en accorderen van facturen in overleg met afdelingshoofd

Eisen voor de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

• Minimaal drie jaar werkervaring binnen vergelijkbare secretariële functie
• Uitstekende beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift
• Zorgvuldig, discreet en betrouwbaar met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Vaardig met MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams en Excel)
• Zelfstandig kunnen werken en actief samenwerking opzoeken
• CV in Nederlandse taal aangeleverd
• Persoonlijke motivatie met onderbouwing van gevraagde competenties
• Geen eerdere dienstverband bij Gemeente Eindhoven binnen afgelopen twee jaar
• Bereidheid tot pre-employmentscreening
• Beschikken over geldig legitimatiebewijs bij intake en start

Wensen voor de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

• Ervaring met Youforce, Proactis en Self Service Portal

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Management Assistent -Sector Veiligheid en Handhaving

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Eindhoven

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Eindhoven? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Eindhoven
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Eindhoven, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons