Utrecht heeft jou nodig!
Ben jij een organisatietalent dat blij wordt van structuur aanbrengen, ontzorgen en overzicht creëren? Dan hebben wij een mooie tijdelijke opdracht voor jou. Voor het organisatieonderdeel Werk & Inkomen zoeken wij een ervaren Managementassistent die ervoor zorgt dat managers zich kunnen richten op hun kerntaken, terwijl jij alles achter de schermen soepel laat verlopen.
Je komt terecht in een maatschappelijke organisatie die dagelijks werkt aan het vergroten van de zelfstandigheid van inwoners van Utrecht. Van werk en inkomen tot schuldhulpverlening en participatie: jouw ondersteuning draagt indirect bij aan het welzijn van duizenden inwoners.
Dit is je werk
Als Managementassistent ben jij het aanspreekpunt en de steunpilaar voor twee managers. Je ondersteunt hen op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt.
Je beheert complexe agenda’s en mailboxen, organiseert afspraken en bijeenkomsten en zorgt ervoor dat informatie tijdig op de juiste plek beschikbaar is. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft jou energie.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden
- Beheren van complexe agenda’s en mailboxen van managers
- Stellen van prioriteiten en bewaken van de planning
- Organiseren van interne en externe afspraken
- Zorgdragen voor een correcte verwerking van vergaderstukken in IBABS
- Bewaken van de aansluiting tussen Outlook-agenda’s en IBABS
- Uitvoeren van HR-ondersteunende werkzaamheden, zoals het plannen van afspraken met de bedrijfsarts, ondersteunen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en verwerken van personeelsmutaties
- Organiseren en ondersteunen van projecten, bijeenkomsten en evenementen
- Vervangen van collega’s binnen het officemanagementsecretariaat bij afwezigheid
- Uitvoeren van uiteenlopende administratieve werkzaamheden, zoals zaalreserveringen, bestellingen en facilitaire ondersteuning
Dit is je werkplek
Je gaat aan de slag binnen het Officemanagementsecretariaat van Werk & Inkomen. Samen met vijf collega’s ondersteun je managers en medewerkers zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren.
Binnen het team heerst een prettige en collegiale sfeer. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor humor, samenwerking en het helpen van elkaar.
Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina (https://www.werkenbijutrecht.nl/over-ons/diversiteit-en-inclusiviteit/).
Competenties
- Proactief en ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt
- Organisatorisch sterk en houdt moeiteloos overzicht
- Communicatief vaardig op verschillende niveaus
- Flexibel en goed in het schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden
- Stressbestendig en accuraat, ook wanneer het druk is
- Dienstverlenend en klantgericht
- Een echte ontzorger die energie krijgt van regelen en organiseren
- Collegiaal en een fijne sparringpartner voor managers en collega’s
Eisen voor de opdracht Managementassistent
- Uitvoeringsvoorwaarde arbeidsrelatie: de opdracht wordt uitgevoerd via detachering.
- LibLab sluit geen specifieke contractvorm of categorie opdrachtnemers op voorhand uit. Iedere opdracht moet worden uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet DBA.
- De geschiktheid van een contractvorm wordt beoordeeld op basis van de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden.
- Inschrijvers dienen desgevraagd aannemelijk te maken dat de opdracht rechtmatig wordt uitgevoerd binnen de voorgestelde constructie.
- CV aanleveren in PDF-formaat en in het Nederlands.
- MBO+ werk- en denkniveau.
- Ruime ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of bestuurssecretaresse binnen een complexe organisatie.
- Ervaring met het ondersteunen van managers of directeuren op het gebied van agenda- en mailboxbeheer.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring met Microsoft Office, met name Outlook en Teams.
- Het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken.
- Screening dient afgerond te zijn voordat de kandidaat mag starten.
- Pre-employmentscreening inclusief VOG dient succesvol te zijn afgerond vóór de start.
- Beschikt over een geldig paspoort of identiteitskaart bij intake en startdatum.
- Kandidaat is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest bij gemeente Utrecht.
- Indien de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor gemeente Utrecht heeft gewerkt, dient dit vooraf te worden vermeld inclusief opdracht en periode.
Wensen voor de opdracht Managementassistent
- Ervaring met systemen zoals SAP, Ubeeo of IBABS is een pré.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Managementassistent
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Utrecht
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Utrecht? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Utrecht
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Utrecht, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen