Managementondersteuner

Omschrijving opdrachtgever
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Omschrijving afdeling/team
Als projectondersteuner land je binnen het cluster Bediening en Besturing Vaarwegobjecten Brabantse Kanalen in RWS-ZN. De focus ligt bij team Brabantse Kanalen op de uitvoering van het project Tilburg 3.0 (TB3).

TB3.0
Het project TB3 omvat de vervanging en renovatie (VenR) en het vast onderhoud van (alle) Elektrotechnische-, Industriële Automatiserings- en Werktuigbouwkundige installaties van de beweegbare en vaste objecten (bruggen/sluizen/gemalen/waterreguleringswerken) in de Noord-Brabantse en Midden Limburgse Kanalen ten behoeve van de waterhuishouding en scheepvaart. Ook de VenR en het onderhoud van de bediencentrale in Tilburg behoort tot de opgave. Momenteel zit het project in de realisatie en het project loopt tot eind 2032.

Functie
De focus van de functie is een centrale ondersteunende rol in het projectteam. De projectondersteuner is de spin in het web en staat met name het IPM-team bij en ook de rest van het team. Het notuleren van overleggen en het inplannen van complexe agenda-afspraken is een wezenlijk onderdeel van de rol. Het verzorgen van uitgaande post via de centrale mailbox en het archiveren ervan, het archiveren van inkomende post van de opdrachtnemer en daarna het uitzetten bij teamleden is ook een van de belangrijke onderdelen van de rol.

Ervaring in de RWS-organisatie PPO is een grote pré, evenals bekendheid met systemen als Relatics (GRIP) en eDocs/Hummingbird.

Het betreft een opdracht van 24–28 uur per week, bij voorkeur gespreid over de week. Dinsdag en woensdag zijn vaste projectdagen waarbij fysieke aanwezigheid op de projectlocatie in Tilburg wordt verwacht. Op de overige dagen bestaat de mogelijkheid om (deels) vanuit huis te werken. In de toekomst kunnen de uren uitgebreid worden wanneer er meer projecttaken vanuit de uitvoering toegewezen worden aan het team.

Resultaat opdracht
– Je ondersteunt het team en de projectsecretaris bij dagelijkse zaken als inplannen overleggen, bijwonen en notuleren vergaderingen waarbij scherpte aanbrengen met duidelijke agenda, notuleren inclusief bijhouden acties en besluitenlijsten en najagen van acties bij de teamleden;
– Je ondersteunt de projectsecretaris op het gebied van planning en voortgang en signaleert hierbij risico’s en weet deze proactief te delen met de projectsecretaris en het team zodat men hierop kan anticiperen;
– Je ondersteunt de projectsecretaris bij de organisatorische taken (organiseren van PSU (project start up) / PFU (project follow up), organiseren van veiligheidsbijeenkomsten/-rondes, diverse team-/afdelingsuitjes);
– Je verzorgt de inkomende en uitgaande post en archiveert de documenten in het document managementsysteem (DMS). Je werkt samen met de adviseur informatiemanagement om het DMS op orde te houden;
– Je werkt nauw samen in teamverband en bent spin in het web en geweten van het project;
– Je zoekt actief de verbinding en samenwerking met de projectondersteuner van het Cluster BBV Maas en valt in indien nodig tijdens vakantie en/of ziekte. BBV Maas werkt op locatie Den Bosch of Roermond;
– Je zoekt de verbinding en samenwerking met andere organisatieonderdelen die noodzakelijk zijn voor het behalen van resultaten;
– Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte;
– Bijhouden van projectspecifieke documenten, waaronder vakantieplanning en organogram.

Competenties
– Je bent communicatief vaardig
– Je bent klantgericht
– Je bent betrokken
– Je bent samenwerkingsgericht
– Je bent zorgvuldig/accuraat
– Je bent proactief
– Je bent discreet

Eisen voor de opdracht Managementondersteuner

• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Kandidaat beheerst de Nederlandse taal.
• Aantoonbaar beschikken over minimaal MBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als projectondersteuner.
• Uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office pakketten, ervaring met GRIP en eDocs/Hummingbird is een pré.
• Kennis en ervaring met het plannen van vergaderingen en verslaglegging daarvan (notuleerervaring).
• Kennis van Rijkswaterstaat, overheidsorganisaties, waterschappen, gemeenten en provincies en de opbouw en functionele verhoudingen binnen en tussen die organisaties.
• Ervaring met projectmatig werken in teamverband in een GWW-projectomgeving.
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken.
• Eis 1: Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar kennis van en werkervaring met inhoudelijke taken en werkzaamheden op het gebied van documentatie en archivering.
• Eis 2: Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een mbo-opleiding op niveau 4.
• Eis 3: Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het notuleren van (project)overleggen.

Wensen voor de opdracht Managementondersteuner

• Wens 1: Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met werken in MS Office, GRIP en eDocs / Hummingbird.
• Wens 2: Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• Wens 4: Mate waarin de kandidaat beschikt over kennis en ervaring met de RWS werkwijze.

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Managementondersteuner

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Rijkswaterstaat

Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons