Manager projectbeheersing

Organisatie
Gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. Er wordt gewerkt op basis van de kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en de cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s wordt gewerkt voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie wil gemeente Zeist op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. Eigen perspectief en toegevoegde waarde worden gewaardeerd en iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie is welkom.

Over deze opdracht
Zeist is een gemeente in beweging. Er wordt gewerkt aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model.

Voor deze projecten wordt gezocht naar een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico’s beheerst, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.

Positie in de organisatie
Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur.

Takenpakket
Rapportage en voortgangsbewaking
Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming.

Financieel projectbeheer
Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget.

Subsidiebeheer per project
Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.

Digitale projectomgevingen en dossiervorming
Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina’s) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer.

Aanbestedingsondersteuning
Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota’s van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed.

Verwachte resultaten

• Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico’s, kwaliteit)
• Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project
• Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling
• Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief
• Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie

Competenties

• Integraal denken: je houdt overzicht op scope, tijd, geld en risico’s tegelijkertijd
• Proactief signaleren: je herkent wijzigingen en afwijkingen tijdig en benoemt ze
• Stevige sparringpartner: je adviseert de projectmanager gevraagd en ongevraagd, ook bij lastige boodschappen
• Nauwkeurig en gestructureerd: sterk in financiële administratie, dossiervorming en procesopvolging
• Samenwerken: je schakelt soepel tussen meerdere projectteams en disciplines
• Organisatiesensitief: je begrijpt de politiek-bestuurlijke context van een gemeente

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Hybride werken mogelijk: Nee

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden op een later moment gepland. Kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Eisen voor de opdracht Manager projectbeheersing

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met financieel projectbeheer in de fysieke leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen)
• Aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is)
• Aantoonbare werkervaring met financiële systemen als Cognos, Financials of vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan voldaan is)
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week
• Aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen, vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is)

Wensen voor de opdracht Manager projectbeheersing

• Aantoonbare werkervaring met integrale projectrapportages (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context
• Aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale subsidies)
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist (40.000–100.000 inwoners)
• Aantoonbare werkervaring met aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI, planning)
• Aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Manager projectbeheersing

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Gemeente Zeist

Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Zeist? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Gemeente Zeist
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Zeist, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons