Medewerker administratie

Opdrachtomschrijving

Voor het team BMO zijn we op zoek naar 3 communicatieve administratief medewerkers.

Deze medewerkers kunnen op verschillende taken ingezet worden, waar het altijd gaat om bulkwerk en repetitieve taken. Het is de bedoeling dat de medewerkers deze processen allemaal onder de knie hebben, zodat ze multi-inzetbaar zijn op de verschillende processen. Vanwege het fluctueren van de werkvoorraad willen we gaan werken met een pool van 3 mensen.

Werkzaamheden

De verschillende taken bestaan uit:

• Inkoopnummers opvoeren
• Administratieve ondersteuning op contractbeheer
• Dagelijkse ondersteuning van collega’s
• Werkinstructies schrijven/processen vastleggen
• Agendabeheer
• Actiepunten lijsten maken

Gemeentelijke organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Belastingen gemeente Amsterdam int jaarlijks ca. 700 miljoen euro. Dat is geld van Amsterdammers, dat is geld voor de stad. Belastingen gemeente Amsterdam draagt er zorg voor dat Amsterdammers hun rechtmatige bijdrage betalen voor de voorzieningen in de stad. Denk bijvoorbeeld aan het wegennet, het onderhoud van de grachten, de sociale voorzieningen en de leefbaarheid in de stad. Dit gebeurt door het heffen en innen van belastingen zoals de afvalstoffenheffing, onroerendzaakbelasting, toeristenbelasting etc. En hiernaast zorgt Belastingen Amsterdam ook voor de afdracht van Amsterdam aan de Rijksbelastingdienst. De burgers moeten er op kunnen vertrouwen dat Belastingen gemeente Amsterdam op een goede manier met hun gegevens en hun geld omgaat.

Belastingen gemeente Amsterdam is als organisatie in ontwikkeling en streeft er elke dag naar om een risicobewuste organisatie te zijn, die effectief en resultaatgericht samenwerkt met partners in de keten. Het is een prachtige organisatie, met volop kansen en mogelijkheden voor mensen die hun nek durven uit te steken!

De afdeling WHT is verantwoordelijk voor de uitvoering van de hoofdprocessen Waarderen, Heffen & Toezicht. Daarnaast zijn er de twee afdelingen; Centrale Processen en Advies (CP&A) en Invordering en Incasso (I&I) waarmee samengewerkt wordt in de keten.

Eisen

• Eis - Kennis: De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en in staat om op korte termijn complexe digitale programma’s in de techniek te leren. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Eis - Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met werken met geografische of ruimtelijke informatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Eis - Draaideurconstructie: De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar een ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam.
• Eis - CV toevoegen: U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.
• Eis - Werkervaring: De aangeboden kandidaat is digitaal vaardig en in staat om op korte termijn complexe digitale programma’s in de techniek te leren Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Eis - Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het snel kunnen doorgronden en analyseren van informatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Eis - Werkervaring: De aangeboden kandidaat beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werkt nauwkeurig. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Referentie: U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam, contactpersoon, telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie. Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn.
• Eis - Opleiding: De aangeboden kandidaat is in het bezit van een erkende hbo diploma in de techniek/gebouwde omgeving of je bent bezig met een technische opleiding. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte ter zijde gelegd.

Wensen

• Wens - Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is bij voorkeur beschikbaar voor een periode van 12 maanden, een ruimere beschikbaarheid is een pre. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv of motivatiebrief.
• Wens - Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft een flexibele houding, ten opzichte van een diversiteit aan werkzaamheden. Kan de prioriteit van de werkzaamheden zelf bepalen. Dit is aantoonbaar door eerdere werkervaring, waarbij ervaring is opgedaan met het uitvoeren van verschillende type administratieve werkzaamheden. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv en kan beoordeeld worden door de opdrachtgever tijdens het interview, indien uitgenodigd.
• Wens - Werkervaring: De aangeboden kandidaat heeft bij voorkeur ervaring met technische softwareprogramma’s, bijvoorbeeld GIS-programma’s, CAD of vergelijkbare programma’s. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
• Wens - Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is bij voorkeur beschikbaar voor minimaal 24 uur per week, waarbij de opdrachtgever wekelijks kan fluctueren de inzet kan aanpassen van 8 tot 36 uur. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv of motivatiebrief.
• Wens - Werkervaring: De kandidaat is communicatief vaardig, dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring waarin zowel in woord als geschrift op verschillende niveaus/doelgroepen is gecommuniceerd. Daarbij laat de kandidaat ook zien eerdere ervaring te hebben opgedaan door proactief te handelen en op mensen af te kunnen stappen. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv en kan beoordeeld worden door de opdrachtgever tijdens het interview, indien uitgenodigd.