Organisatie
Gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. Er wordt gewerkt op basis van de kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. Werksfeer is open en prettig en cultuur is informeel. Met zo’n 600 collega’s wordt gewerkt voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn lijnen kort en mogelijkheden groot. Als organisatie wil gemeente op de hoogte zijn van wat er in samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. Het wordt toegejuicht als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt. Iedereen met juiste ervaring en eigenschappen voor functie wordt verwelkomd, ongeacht achtergrond, levensstijl of geloof. Herken je jezelf in profiel, solliciteer dan.
In Zeist werk je vanuit eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door organisatie, zodat je als mens en professional blijft groeien. Er wordt niet gezocht naar perfecte medewerker, maar naar iemand die kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen aan te gaan.
Team
Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee gezamenlijk burgemeester en wethouders van gemeente Zeist worden ondersteund.
Opdracht
Secretarieel ondersteunen van 3 wethouders, waarbij nadruk ligt op:
- Plannen van afspraken (75% van dagelijkse werkzaamheden);
- Eerste aanspreekpunt voor contactverzoeken met wethouders;
- Bewaken dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd;
- Klaarzetten van vergaderstukken in onder andere Ibabs;
- Opstellen van wekelijkse rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van college.
Competenties
Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar kern van zaak zijn vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Als multitasker wordt vooruitgedacht en initiatief genomen. Er wordt snel geschakeld en geanticipeerd op plotselinge activiteiten. Je fungeert als schakelpunt tussen college, organisatie en inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid worden complexe agenda’s van collegeleden beheerd en mailboxen actief gescand op belangrijke berichten. Door politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen kunnen mailberichten zelfstandig worden afgehandeld of besproken met collegeleden. Je zorgt ervoor dat dagen van collegeleden soepel verlopen en bent je bewust van representatieve en onkreukbare rol als voorportaal van college. Communicatie, tact en inlevingsvermogen staan centraal.
Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan desbetreffende CAO van opdrachtgever inzake inlenersbeloning.
Benodigd aantal professionals
1
CV-eisen
Maximaal 2 pagina’s, opgesteld in Nederlands, minimaal 2 referenties.
Werkdagen
Opdracht wordt vervuld op volgende werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.
Hybride werken mogelijk: nee.
Eisen voor opdracht Medewerker bestuurssecretariaat
- Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting;
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse binnen gemeentelijke organisatie;
- Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen;
- Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en donderdag) te werken in Zeist.
Wensen voor opdracht Medewerker bestuurssecretariaat
- Afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse bij overheidsinstantie;
- Aantoonbare werkervaring met Ibabs;
- Aantoonbare werkervaring met Office 365;
- Aantoonbare werkervaring met Sharepoint;
- Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende volledige duur van opdracht.
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Medewerker bestuurssecretariaat
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Gemeente Zeist
Past jouw profiel bij de eisen van Gemeente Zeist? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Gemeente Zeist
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Gemeente Zeist, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
Meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat klant bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen