Procesleider

Omschrijving opdrachtgever
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Omschrijving afdeling/team
CWD is een relatief klein project met een compact team van enthousiaste pioniers waarin iedereen zich bewust is van de grote belangen die we behartigen: enerzijds het belang van circulair werken in het algemeen en anderzijds de belangen die gemoeid zijn met het project Van Brienenoordbrug, het eerste brugproject dat gebruik maakt van Circulaire Werf Duivelseiland. De tijdsdruk en (raakvlak)risico’s die deze combinatie van belangen met zich meebrengt voelt iedereen en de behoefte aan een ervaren projectcoördinator is daarom groot. In het project wordt gewerkt conform Integraal Projectmanagement (IPM). Het RWS-projectteam bestaat uit ongeveer 15-20 fte/30 personen. De functie van projectcoördinator is een functie binnen het team Projectbeheersing (ongeveer 5 fte) onder verantwoordelijkheid van de manager projectbeheersing. Je ondersteunt primair de projectmanager en manager projectbeheersing. Voor CWD zijn er verschillende raakvlakprojecten waarmee wordt samengewerkt. Eén van de teams is het Kwartiersmakersteam Stalen Bruggen (KMT). Dit is een IPM-team dat primair als opdracht heeft te komen tot een aanpak en werkwijze voor de vernieuwing van de stalen bruggen in Zuidwestelijk Nederland.

Resultaat opdracht
Je bent de centrale spin in het web. Als onderdeel van het projectteam CWD lever je een bijdrage aan de interne en externe communicatie, de coördinatie en het beheer van informatie ter ondersteuning van het projectteam. Je vervult ook de rol van documentalist en kan ingezet worden voor projectcoördinatie bij het KMT.

Werkzaamheden
– Managen van informatie en beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
– Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
– Voorbereiden en organiseren van overleggen, vergaderingen et cetera en najagen van de hieruit voortkomende acties.
– Ondersteunen bij de voorbereiding van de tweewekelijkse projectteamvergaderingen: bewaken van acties en deadlines.
– Verslaglegging van (complexe) overleggen, agendabeheer, regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering.
– Onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen.
– Afstemming met projectcoördinator van de toekomstige aannemer voor gezamenlijke overleggen, documentbeheer, etc.
– Accountbeheer van de projectmedewerkers.
– Opstellen en actueel houden van diverse projectoverzichten.
– Archivering van correspondentie, producten, verslagen etc. in SharePoint (Connect).

Taken documentalist (Connect / SharePoint)
Het beheer van het documentmanagementsysteem in Connect (SharePoint) ligt bij jou. Onder de werkzaamheden van de documentalist vallen o.a.:
– Analyseren van metadata en zorgen dat dit op orde is.
– Verlenen en intrekken van autorisaties en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix.
– Maken van rechtengroepen met unieke rechten.
– Maken van relevante standaardweergaven of zoekvragen naar behoefte van de medewerkers.
– Instructie geven aan (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij taken m.b.t. documentbeheer en archiefvorming zelfstandig kunnen uitvoeren.
– Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
– Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
– Actueel houden van alle documenten die behoren tot het projectarchief.
– Toezien op juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform vigerende kaders.
– Mogelijk opzetten van een dataroom.
– Managen van documenten en informatiestromen, inclusief coördinatie van het reviewproces van door de aannemer opgeleverde producten, in samenwerking met contractmanagement en IPM-rolhouders.

Werkzaamheden voor KMT Stalen Bruggen (af en toe)
– Opstellen van een dashboard/voortgangsrapport.
– Regelen van afspraken.
– Maken van reserveringen.

Profiel
We zoeken iemand die voor langere tijd (tot einde project in 2028) bij ons project wil blijven werken als projectcoördinator. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over hoe werkzaamheden makkelijker, sneller en efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is, kan je je takenpakket verder uitbouwen.

Jij herkent jezelf als hands-on: niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief naar je toe trekken ervan. Je maakt nieuwe kennis snel eigen en hebt affiniteit met/interesse in techniek. Je bent flexibel, omdat je vaak van het ene vraagstuk in het andere terechtkomt. Je schakelt makkelijk tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren.

Eisen voor de opdracht Procesleider

• Afgeronde hbo-opleiding in richting financieel, economisch, bedrijfskundig, communicatie of organisatie
• Flexibel inzetbaar op diverse locaties, ook wanneer deze lastig bereikbaar zijn met openbaar vervoer
• Bereid om op dinsdag en woensdag op locatie te werken
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met verslaglegging van complexe overleggen
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met Integraal Projectmanagement (IPM) model of vergelijkbaar
• Minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectsecretaris en/of projectcoördinator
• Minimaal 5 jaar ervaring in ondersteunende rol bij complexe rijksinfrastructurele projecten (meer dan €80 miljoen opdrachtsom)

Wensen voor de opdracht Procesleider

• Mate van aantoonbare kennis en ervaring als projectcoördinator, projectsecretaris en/of projectondersteuner
• Ervaring met werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers zoals Rijksoverheid of ProRail
• Aantoonbare kennis en ervaring met rijksinfrastructurele projecten
• Aantoonbare kennis en ervaring met Relatics en SharePoint
• Zeer goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift en ervaring met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Beschikking over genoemde competenties en vaardigheden, toetsbaar via cv, motivatiebrief en/of gesprek

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Procesleider

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij Rijkswaterstaat

Past jouw profiel bij de eisen van Rijkswaterstaat? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan Rijkswaterstaat
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van Rijkswaterstaat, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons