Opdrachtomschrijving
Het programma Digitaal Politie Contact als onderdeel van hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.
Verantwoordelijkheden
De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de programmaboard.
- Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
- Bewaakt en adviseert programmaboard en is inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
- Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
- Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
- Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
- Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
- Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.
Overige informatie
Voor deze opdracht is een VOG van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.
Let op: Vanaf 1 november wijzigt het dienstverleningsmodel van het DAS naar de Intermediaire Dienstverleners. Het is mogelijk dat deze overeenkomst wordt gemigreerd. Meer informatie volgt.
Positie binnen de organisatie
Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digitaal Politie Contact. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat. Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum. Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten. Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.
Stakeholders
- Regionale projectleiders in de eenheden.
- Projectleden van de landelijke projectteams.
- Leden van het portefeuilleteam programmaboard.
- Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.
Competenties
- Probleemanalyse
- Initiatief
- Klantgerichtheid
- Flexibiliteit
- Samenwerken
- Resultaatgerichtheid
Eisen
- Eis 4. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal Hbo niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
- De Externe is inzetbaar vanaf 01-10-2025 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-09-2026 voor 36 uur per week.
- Eis 3. Migratie: Door in te schrijven bevestigt u dat u op de hoogte bent van de voorgenomen overstap naar een intermediair model.
- Eis 5. De kandidaat heeft in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als project- of programmasecretaris.
- Eis 6. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.
- Eis 2. De kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer.
- Eis 7. Vereiste competenties/vaardigheden: Probleemanalyse, Initiatief, Klantgerichtheid, Flexibiliteit, Samenwerken, Resultaatgerichtheid, Mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
Wensen
- Wens 1. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als volwaardig gesprekspartner binnen diverse lagen van een organisatie.
- Wens 2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en bewaken van voortgang van programmaplanning.
- Wens 4. De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.
- Wens 5. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg.
- Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.