Projectmanagement Ondersteuner

Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail. Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben ongeveer 100 mensen die werken bij ZHB. Dat is een vaste basis van circa 30 medewerkers en zo’n 70 mensen met een flexibele schil.

Als PMO-er ben je de rechterhand van de coördinator projectenportfolio, die je ontzorgt ten aanzien van een groot aantal taken ten aanzien van de projectadministratie en de noodzakelijke procesverbeteringen. Denk hierbij aan het volledig maken van de benodigde projectgegevens, het redigeren van contractvoorstellen, het beheren van de basisdocumenten met betrekking tot de projecten, het uitzoeken van vragen van de projectleiders en hun medewerkers of het ondersteunen bij hulpvragen. Je hebt hierbij contact met zowel de collega’s van de afdeling Bedrijfsvoering als onze projectleiders en hun medewerkers. Je vervangt de coördinator bij afwezigheid ten aanzien van de taken die niet kunnen wachten.

• Je maakt de concept projectvoorstellen finaal, waarbij je let op het gebruik van het juiste format, de volledigheid en het taalgebruik;
• Je maakt nieuwe projecten aan in AFAS en Teams en richt ze in. Je bewaakt dat de essentiële projectdocumenten aangeleverd en correct opgeslagen worden;
• Je genereert periodiek rapportages uit AFAS waarmee je bewaakt dat alle kerninformatie compleet en actueel is, maar ook of de projectmedewerkers en leiders tijdig hun input in AFAS gezet en/of hun accorderingstaken hebben uitgevoerd. Deels actualiseer je ook zelf gegevens als gevolg van de ontwikkelingen in een project;
• Je ziet toe op het tijdig opstellen en verstrekken van de afgesproken periodieke in- en externe voortgangsrapportages en ondersteunt het project hier zo nodig bij;
• Je voorziet de coördinator projectenportfolio periodiek van jouw input voor de periodieke gesprekken met het MT;
• Je beheert alle reguliere projectdocumenten, actualiseert ze waar nodig en zorgt dat alle betrokkenen hier over geïnformeerd zijn en de actuele versies gebruiken;
• Je doet voorstellen voor het verbeteren van de informatie c.q. de toegankelijkheid in AFAS, mede vanuit het perspectief van de projectmedewerkers en -leiders. Je wordt betrokken bij gebruikerstesten;
• Je organiseert waar nodig projectoverleggen, al dan niet met externen en je bent hier creatief in.

• Je beschikt over probleemoplossend analytisch vermogen en bent nauwgezet;
• Je bent in staat om alle benodigde projectinformatie (kwalitatief en kwantitatief) in korte tijd te ordenen en te verwerken in ons projectsysteem en dit daarmee om te zetten in begrijpelijke en actuele output;
• Je weet de collega’s bij bijvoorbeeld onvolkomenheden of het niet tijdig aanleveren van input zo aan te spreken dat ze bereid zijn een stapje extra te zetten;
• Je kan goed omgaan met systemen als AFAS of bent in staat je dit snel eigen te maken en je kan uitstekend werken met de gangbare kantoorsoftware (waaronder MS Teams en Excel);
• Je bent een teamspeler maar kan ook prima zelfstandig werken.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in een PMO rol (GEEN secretarieel werk/management assistent/management ondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving;
• De kandidaat heeft aantoonbaar HBO werk- en denkniveau in een soortgelijke rol.

Wensen

• De competenties, kennis, vertrouwen en ervaringen worden getoetst tijdens het gesprek: Communicatieve vaardigheden, gestructureerd, verbindend, proactief;
• De kandidaat heeft een relevante opleiding gevolgd mbt projectmatig werken en planningstechnieken;
• De kandidaat heeft minimaal 4 jaar in een PMO rol (GEEN secretarieel werk/management assistent/management ondersteuner) in een project- of vergelijkbare omgeving;
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en/of Microsoft Teams;
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het mobiliteitsdomein.