Secretarieel ondersteuner IBD

Specificatie
1.1 Over VNG Realisatie
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden te ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.

Zo draagt VNG Realisatie bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
– werken als één overheid, met leden en partners, aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken op sociaal, fysiek en veiligheidsdomein;
– verbeteren van de dienstverlening;
– een efficiënte en wendbare organisatie;
– anticiperen op de toekomst.

1.2 Over de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD)
De IBD ondersteunt de Nederlandse gemeenten op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De IBD ondersteunt gemeenten bij preventie, detectie en coördinatie en fungeert als Computer Security Incident Response Team (CSIRT). Daarnaast adviseert de IBD over de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op het gebied van privacy richt de IBD zich onder meer op het ondersteunen van gemeenten bij de uitvoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierbij richt de IBD zich op: kennisdeling vanuit de IBD en tussen gemeenten, netwerkvorming van Functionarissen Gegevensbescherming en Privacy Officers, belangenbehartiging en het ontwikkelen van een bestuurlijk gedragen aanpak.

1.3 Omschrijving van de opdracht
Als secretarieel ondersteuner bij de IBD werk je nauw samen met het hoofd IBD en de coördinatoren en ben jij het organisatorische hart van het team. In deze functie onderhoud je zowel interne als externe contacten, en houd je zicht op de voortgang van uiteenlopende administratieve en secretariële taken. Denk hierbij aan het agendabeheer, organiseren en notuleren van vergaderingen, opvolging van gemaakte afspraken, het bieden van administratieve ondersteuning en aan het organiseren van zowel online als fysieke bijeenkomsten met zeer uiteenlopende thema’s en deelnemers.

In alle dynamiek ben jij als ondersteuner een centraal rustpunt, weet jij de orde te bewaren, heb je een oog voor het resultaat en blijf je gestructureerd werken. Je houdt ervan te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en bent goed in het plannen en organiseren. Je bent nieuwsgierig, zelfstandig en niet bang om met nieuwe ideeën te komen, hebt een proactieve houding en bent communicatief sterk. Je bent ook klantgericht en kan planmatig werken. Je bent een echte teamspeler: je communiceert open, werkt graag samen met de collega’s in het team en streeft samen naar het beste resultaat. Daarnaast kun je goed zelfstandig werken: je stelt prioriteiten, bewaakt je eigen planning en neemt verantwoordelijkheid voor je werk.

Bij de IBD krijg je de ruimte je werkweek grotendeels zelf in te delen. Je bepaalt in overleg met je leidinggevende en naaste collega’s op welke dagen je op kantoor bent en op welke dagen je thuis werkt. We hebben een aantal vaste kantoordagen. Op deze dagen hebben we bijvoorbeeld teambreed overleggen en staat samenwerken centraal.

Wel vragen we in deze rol om flexibiliteit: als centrale schakel in het team ben je het aanspreekpunt voor IBD-collega’s maar ook voor andere afdelingen. Dit betekent dat je, afhankelijk van de werkzaamheden en overlegmomenten, soms vaker op kantoor aanwezig zult zijn dan gemiddeld.

1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:
– Organiseren van overleggen en diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorgdragen voor vergaderstukken, opvolgen van gemaakte afspraken en het bewaken van actiepunten;
– Beheren van de diverse Teams-omgevingen;
– Plannen van complexe afspraken;
– Ondersteuning bij in- en uitstroom van teamleden;
– Zorgen voor uniformiteit in werkwijzen en voortgang van processen;
– Meedenken in procesoptimalisatie;
– Uitvoeren van overige ondersteunende werkzaamheden en fungeren als back-up voor bepaalde werkzaamheden van de projectcoördinator, zoals o.a. het beheer van de IBD website en het beheren en doorvoeren van diverse administratieve verwerkingen en het beoordelen op juistheid van de gegevens in het IBD CRM.

1.5 Resultaat van de opdracht
Je hebt gefungeerd als ‘spin in het web’ voor de IBD. Je hebt inhoudelijke en administratieve ondersteuning geleverd ten behoeve van diverse werkgroepen, expertgroepen, webinars en spreekuren. Je hebt diverse bijeenkomsten (online en fysiek) georganiseerd en het team ondersteund in de opvolging van gemaakte afspraken en actiepunten. Je hebt diverse administraties en Teams-omgevingen beheerd, een soepele administratieve in- en uitstroom van teamleden gefaciliteerd en voor collega’s iets geregeld bij leuke gelegenheden of minder blije momenten. Je hebt zorggedragen voor uniformiteit in werkwijzen en de voortgang van de processen en je hebt meegedacht in procesoptimalisatie.

Eisen voor de opdracht Secretarieel ondersteuner IBD

• Indirecte inhuur (detachering, kandidaat is in dienst van de bemiddelende organisatie)
• Indirecte inhuur (uitzendorganisatie)
• Indirecte inhuur (DUBV)
• Gaat u akkoord met de concept overeenkomst voor VNG Realisatie? Yes / No (KO)
• Gaat u akkoord met de ARVODI? Yes / No (KO)
• Inschrijver verklaart hierbij de offerteaanvraag in zijn geheel te hebben gelezen en hiermee akkoord te gaan. Yes / No (KO)
• Het ingediende CV moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over de eisen opgenomen onder het kopje ‘eisen’ in de offerteaanvraag
• Inschrijver verklaart hierbij akkoord te gaan met de gestelde eisen
• Wij vragen nadrukkelijk niet om een Motivatiebrief. Yes / No (KO)
• De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek. Yes / No (KO)
• Door de inschrijver is één CV van de aangeboden kandidaat aangeleverd
• Bevestigt u dat uw organisatie zich slechts één keer inschrijft op deze nadere offerteaanvraag
• Arbeidsovereenkomst en naleving wet- en regelgeving door tussenpersoon
• SNA-certificering uiterlijk 1 juli 2026
• Registratie Waadi
• Gelijkwaardige beloning conform CAO Rijk en ABP
• Voldoen aan Wtta per 1-1-2027
• G-rekening beschikbaar uiterlijk 31 januari 2026
• Loonbelastingverklaring beschikbaar
• Verklaring betalingsgedrag beschikbaar
• Beschikken over laptop en telefoon
• Afgeronde MBO-opleiding
• Minimaal 4 jaar ervaring als secretaresse of ondersteuner
• Minimaal 3 jaar ervaring met Microsoft Teams beheer
• Ervaring met CMS (bij voorkeur WordPress)
• Ervaring met organiseren van bijeenkomsten (>5 per jaar, >20 personen)
• VOG verplicht voorafgaand aan start
• Aanleveren persoonsgegevens en geheimhoudingsverklaring
• Verzekering voor aansprakelijkheid
• Voertaal Nederlands

Wensen voor de opdracht Secretarieel ondersteuner IBD

• Bewezen trackrecord als secretarieel ondersteuner
• Recente ervaring met organiseren van bijeenkomsten
• Kennis van CRM-systemen, bij voorkeur MS Dynamics
• Kennis van gemeentelijke organisatie en bedrijfsvoering
• Werkervaring op HBO-niveau
• Complexe informatie verwerken en samenvatten
• Procesmatig meedenken en verbeteren
• Zelfstandig organiseren en prioriteren
• Werken als back-up op hoger niveau
• Ervaring met CMS (bij voorkeur WordPress)

Geïnteresseerd in deze opdracht?

Zo gaan wij te werk

1. Reageer op de opdracht Secretarieel ondersteuner IBD

Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.

• We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
• We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
• We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen

Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.

2. Introductie bij VNG

Past jouw profiel bij de eisen van VNG? Dan volgen de volgende stappen:

• Wij stellen jou voor aan VNG
• Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
• We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
• Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief

Ontvangen we een positieve reactie van VNG, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.

3. Aftrap van de opdracht!

Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.

• Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
• Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
• Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.

Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.

Reageer nu binnen 24 uur reactie

Even voorstellen

Wij zijn LibLab

Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.

De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten

• Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
• Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
• Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
• Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen

Meer over ons