Opdrachtomschrijving
Als secretaresse bij de Provincie heb je een veelzijdige baan, waarbij je naast agendabeheer ondersteunt met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Dit doe je met de nieuwste middelen (MS Teams, MS Forms, Copilot). Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jouw actielijst is aan het einde van een evenement of bijeenkomst helemaal afgevinkt. Het enige wat je nog moet doen is notulen maken en hier ben jij bijzonder goed in. Naast de coördinatie van het PO ondersteun je ook zelf met je manager een of meer portefeuillehouder overleg. De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs).
Organisatie
De provincie Flevoland staat als gesprekspartner naast gemeenten, waterschap en de rijksoverheid: een onmisbare schakel in een netwerksamenleving waarin complexe vraagstukken alleen in samenwerking met partners kunnen worden aangepakt. De organisatie zet de maatschappelijke opgaven centraal en maakt daarop de cultuur, de structuur en het management passend. Samenwerking aan de voorkant en integraliteit in de aanpak van de opgaven en programma’s is een vanzelfsprekendheid.
Team
Je komt te werken bij het Expertise Team Management Secretariaat. Dit is een nieuw team dat voor de gehele organisatie werkt, dat uniform en waar dat kan gestandaardiseerd werkt, en waar vooruitgang de norm is. Er heerst een open en informele sfeer, gericht op het gezamenlijk klaren van de klus. De secretaresses ondersteunen en ontzorgen de managers van de expertiseteams bij hun werkzaamheden en bij werkzaamheden rondom het Jaarprogramma. Verder is het secretariaat een belangrijke spil bij andere werkzaamheden in de expertiseteams. Hierdoor zijn de managers in staat om hun teams zo goed mogelijk aan te sturen en te ontwikkelen.
Werkzaamheden
In de functie van secretaresse ga je aan de slag met het inplannen van afspraken voor interne afdelingen en externe partners. Je beheert de agenda van twee expertiseteammanagers en ondersteunt proactief bij verschillende taken, zoals het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen.
Eisen voor de opdracht Teamsecretaresse
- Opdracht uitsluitend in te vullen via detachering
- Geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking met Provincie Flevoland
- Werkzaamheden onder direct leiding en toezicht van Provincie Flevoland
- Niet geschikt voor ZZP-constructie
- Geen IT-middelen verstrekt; eigen device vereist
- Minimaal afgeronde mbo niveau 4 opleiding officemanagement of vergelijkbaar
- Bring Your Own Device van toepassing
- Bereidheid tot ondertekenen geheimhoudingsverklaring
- Mogelijke casus voorafgaand aan selectiegesprek
- Registratie in handelsregister bij terbeschikkingstelling personeel (Waadi)
- Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van opdracht
- Opdrachtgever niet verplicht tot gunning
- Recht op stopzetten aanbestedingsproces
- Akkoord met alle voorwaarden van uitvraag
- Overname kandidaat mogelijk na 1040 uur zonder kosten
Wensen voor de opdracht Teamsecretaresse
- Afgeronde mbo niveau 4 opleiding officemanagement of secretarieel administratief
- Minimaal 3 jaar werkervaring in afgelopen 5 jaar binnen managementondersteuning/secretarieel
- Minimaal 2 jaar werkervaring bij overheid in afgelopen 5 jaar
- Ervaring met MS Teams en Copilot
- Ervaring met iBabs
- Resultaatgericht en klantgericht
- Proactieve houding gericht op vernieuwing en vooruitgang
- Zelfstartend, nauwkeurig en proactief
- Sterk in samenwerken
- Planmatig en doelgericht met regie over processen
Geïnteresseerd in deze opdracht?
Zo gaan wij te werk
1. Reageer op de opdracht Teamsecretaresse
Wanneer je op deze opdracht reageert, starten wij direct met het beoordelen van een mogelijke match.
- We bekijken of jouw ervaring en cv aansluiten bij de opdracht
- We leggen jouw profiel langs de lat van de eisen van de opdrachtgever
- We checken je tarief en zetten dit af tegen de actuele markt om je positie te bepalen
Met deze werkwijze vergroot je jouw kansen op succesvolle bemiddeling. Je hoort op werkdagen binnen 24 uur van ons of er sprake is van een match en of we samen het offertetraject kunnen beginnen.
2. Introductie bij Provincie Flevoland
Past jouw profiel bij de eisen van Provincie Flevoland? Dan volgen de volgende stappen:
- Wij stellen jou voor aan Provincie Flevoland
- Indien er aanvullende stukken nodig zijn, zoals een motivatie, diploma's, referenties of een VOG, zorgen wij voor het verzamelen hiervan
- We stellen gezamenlijk een overtuigende offerte op waarin jouw toegevoegde waarde helder naar voren komt
- Je krijgt van ons een tariefadvies op basis van de marktsituatie, maar jij beslist uiteindelijk zelf over het uiteindelijke tarief
Ontvangen we een positieve reactie van Provincie Flevoland, dan plannen we doorgaans een kennismakings- of intakegesprek met je in.
3. Aftrap van de opdracht!
Bij ons kun je rekenen op openheid en transparantie. Doordat we direct schakelen met zelfstandigen, houden we de inhuurketen overzichtelijk en kun jij altijd precies zien hoe het traject verloopt.
- Gemiddelde marges: we rekenen 13% marge over je uurtarief; dit daalt na het eerste jaar naar 11%.
- Supersnelle betaling: zodra de opdrachtgever heeft overgemaakt, staat jouw brutoloon op werkdagen altijd binnen 24 uur op je rekening.
- Altijd je eigen keuzes: bij ons heb je geen concurrentie- of relatiebeding. Wanneer je goed werk levert en de opdrachtgever biedt meer werk aan, mag je dit direct aannemen, volledig vrij dus.
Zo bieden we jou heldere afspraken en behoud je de zelfstandigheid die past bij ondernemen op jouw manier.
Reageer nu binnen 24 uur reactie
Even voorstellen
Wij zijn LibLab
Wat fijn dat je je weg hebt gevonden naar LibLab! Dit platform is speciaal ontwikkeld voor jou als zelfstandig professional en sluit naadloos aan op de wensen en inzichten uit de dagelijkse praktijk. Met inmiddels ruim 18 jaar eigen ervaring als zelfstandig professionals weten wij precies welke uitdagingen je kunt tegenkomen, bijvoorbeeld bij het binnenhalen van nieuwe opdrachten of het samenwerken met tussenpersonen. Omdat we zelf iedere dag met deze situaties te maken hebben gehad, merken we dat de traditionele methodes niet langer toereikend zijn en echt toe zijn aan vernieuwing. Dát is precies waar wij ons voor inzetten.
De meerwaarde van LibLab voor jouw opdrachten
- Snel duidelijkheid: zodra je je aanmeldt voor een opdracht ontvang je binnen één werkdag bericht of we een goede match zien
- Eerlijke marges: je betaalt 13% marge en vanaf het tweede jaar wordt dit percentage automatisch verlaagd naar 11%
- Supersnelle uitbetaling: nadat de klant het bedrag heeft voldaan staat je factuur of brutoloon binnen 24 uur op je rekening
- Volledige vrijheid: wij werken zonder relatiebeding of concurrentiebeding je kunt dus altijd elke vervolgopdracht zelf bepalen